Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 № 113
Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области
УКАЗ
ГУБЕРНАТОРА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
от 2 августа 2013 года N 113
г. Омск
Об утверждении инструкции по делопроизводству в
Правительстве Омской области
(В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N
162; от 14.12.2015 № 213; от 05.05.2017 № 64; от 10.10.2018 № 109
;
от 23.05.2019 г. № 72)
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Правительстве Омской области.
2. Признать утратившим силу Указ Губернатора Омской области от 16
марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
Правительстве Омской области".
3. В Указе Губернатора Омской области от 31 мая 2011 года N 51 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
2 исключить.
4. В Указе Губернатора Омской области от 14 октября 2011 года N
107 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской
области" пункт 3 исключить.
5. В Указе Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N
90 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области"
пункт 2 исключить.
6. В Указе Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года N 71 "О
внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт
4 исключить.
Губернатор Омской области В.И. Назаров
Приложение
к Указу Губернатора Омской области
от 2 августа 2013 года N 113
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Омской области
(В редакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N
162; от 14.12.2015 № 213; от 05.05.2017 № 64; от 10.10.2018 №
109; от 23.05.2019 г. № 72)
Раздел I. Общие положения
1. Инструкция поделопроизводству в Правительстве Омской области (далее - Инструкция) устанавливаетединые требования к созданию документов Губернатора Омской области,Правительства Омской области, Председателя Правительства Омской области,первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителяПредседателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора иПравительства Омской области (далее - Аппарат), министра Омской области иорганизации работы с указанными документами в Правительстве Омской области.(В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Положения Инструкции распространяются на отношения, связанные с
подготовкой проектов правовых актов, в части, не урегулированной
Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах
подготовки проектов правовых актов" и Указом Губернатора Омской
области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства
Омской области".
Органы исполнительной власти Омской области (далее - органы
исполнительной власти) ведут делопроизводство согласно инструкции по
делопроизводству в соответствующем органе исполнительной власти,
утвержденной органом исполнительной власти в соответствии с
законодательством, нормативно-методическими документами в сфере
делопроизводства и архивного дела.
Значение понятий, используемых в Инструкции, соответствует
понятиям, определенным Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденными постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477", а
также ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными
документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и
контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с
помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО)
Правительства Омской области и иных информационных технологий.
Электронный документ, подписанныйусиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признаетсяравнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручнойподписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральнымизаконами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актамиустановлено требование о необходимости составления документа исключительно набумажном носителе. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Правительства
Омской области, определяется перечнем документов, создание, хранение и
использование которых при организации деятельности Правительства
Омской области осуществляется в форме электронных документов
(приложение N 17 к Инструкции).
3. Методическое руководство организацией, ведением и
совершенствованием делопроизводства Правительства Омской области, а
также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется
управлением информационно-технического обеспечения и документооборота
Аппарата в части, касающейся управления. (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 05.05.2017 № 64)
Ведение делопроизводства идокументооборота в Правительстве Омской области осуществляется отделомдокументооборота управления информационно-технического обеспечения идокументооборота Аппарата (далее - отдел документооборота), а также инымиструктурными подразделениями в пределах своей компетенции. Аппарат координируетдеятельность иных органов исполнительной власти по вопросам веденияделопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются
в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции распространяются наработу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией вчасти общих принципов работы с документами, а также подготовки документов кпередаче на архивное хранение. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы
с документами, содержащими сведения, составляющие государственную
тайну.
6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан
передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него
на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив
передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник должен
сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.
Дела, взятые из архива фонда "Правительство Омской области" (далее -
Архив), сдаются в Архив. (В редакции Указа Губернатора Омской области
от 05.05.2017 № 64)
В случае болезни работника вопрос о передаче документов,
находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим
поручение.
7. Работники несут персональную ответственность за невыполнение
требований Инструкции.
8. Организация работы с документами вделопроизводстве Правительства Омской области представляет собой совокупность видовработ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов,формирование и оформление дел на делопроизводственной стадиии их передачу в Архив в соответствии с законодательством об архивном деле вРоссийской Федерации и методическими документами Федерального архивногоагентства. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Раздел II. Подготовка и оформление документов
Подраздел 1. Бланки документов
9. В Правительстве Омской областидокументы оформляются на бланках. Бланки изготавливаются на стандартных листахбумаги формата А4 (210 x 297мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартныхлистах бумаги формата А5 (148 x 210 мм). (В редакции Указа Губернатора Омской области от10.10.2018 № 109)
Абзацы 2-4. (Исключены - Указ Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
10. Изготовление бланков с изображением герба Омской области в
многоцветном варианте, предусмотренных пунктом 11 Инструкции,
осуществляется типографским способом.
Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной
полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных
документов используются электронные шаблоны бланков документов,
идентичные бланкам на бумажном носителе с изображением герба Омской
области в многоцветном варианте.
11. Аппаратом изготавливаются, хранятся иучитываются следующие бланки: (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- Губернатора Омскойобласти (приложение N 1 к Инструкции), Председателя Правительства Омскойобласти (приложение N 2 к Инструкции), первого заместителя ПредседателяПравительства Омской области (приложение N 3 к Инструкции), заместителяПредседателя Правительства Омской области (приложение N 4 к Инструкции),руководителя Аппарата (приложение N 5 к Инструкции); (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- указа Губернатора Омской области (приложение N 6 к Инструкции),
распоряжения Губернатора Омской области (приложение N 7 к Инструкции),
постановления Правительства Омской области (приложение N 8 к
Инструкции), распоряжения Правительства Омской области (приложение N 9
к Инструкции).
12. Бланки, перечисленные в пункте 11 Инструкции, являются
бланками строгой отчетности. На оборотной стороне бланков
соответствующего вида проставляются порядковые номера.
Электронные шаблоны бланков документов, перечисленных в абзаце
втором пункта 11 Инструкции, хранятся в СЭДО Правительства Омской
области.
13. При подготовке проектов правовых актовГубернатора Омской области, Правительства Омской области исполнитель обращаетсяза соответствующими бланками в протокольный отдел Аппарата (далее -протокольный отдел) к лицу, ответственному за ведение их учета, представивпроект правового акта (второй экземпляр) с визой соответствующего руководителя.(В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Бланки Губернатора Омской области иПредседателя Правительства Омской области выдаются отделом документооборотаорганам исполнительной власти, Секретариату Губернатора и Правительства Омскойобласти под подпись на основании заявки соответствующего органа исполнительнойвласти, Секретариата Губернатора и Правительства Омской области, представленнойв Аппарат. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
При подготовке писем за подписью первогозаместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя ПредседателяПравительства Омской области, руководителя Аппарата исполнитель обращается забланком к помощнику (советнику) соответствующего должностного лица, представивпроект письма с его визой, либо к лицам, ответственным за ведение учета бланковписем. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
При подготовке электронных документов заподписью Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области,первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителяПредседателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата исполнительиспользует необходимый электронный шаблон бланка документа в СЭДО ПравительстваОмской области. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
14. Сверка бланков, перечисленных в абзацетретьем пункта 11 Инструкции, проводится ежемесячно в протокольном отделе.Сверка бланков, перечисленных в абзаце втором пункта 11 Инструкции, проводитсяежемесячно в органах исполнительной власти, Секретариате Губернатора иПравительства Омской области с представлением ежемесячного отчета об ихиспользовании в Аппарат. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
Испорченные бланки сдаются в протокольныйотдел и отдел документооборота, а затем погашаются и уничтожаются по акту,утверждаемому руководителем Аппарата, путем измельчения с помощью техническихсредств. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
15. При утере бланков Губернатора Омскойобласти, Председателя Правительства Омской области, первого заместителяПредседателя Правительства Омской области, заместителя ПредседателяПравительства Омской области, руководителя Аппарата, правовых актов ГубернатораОмской области, Правительства Омской области проводится служебная проверка.Лица, получившие бланки в установленном порядке, обеспечивают их сохранность. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
16. Внутренние информационно-справочныедокументы (докладные, служебные записки, справки, отчеты и др., подлежащиеобращению в одном органе исполнительной власти Омской области) оформляются безбланков. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подраздел 2. Оформление реквизитов документов
17. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках,
предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской
области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской
области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях
использования герба Омской области".
18. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.
Реквизит "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти" должен содержать наименование структурного подразделения органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.
Данные реквизиты печатаются прописными буквами и располагаются в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
19. Реквизит "Наименованиедолжности" указывается в бланках должностных лиц (приложения N 1 - 5 кИнструкции). (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
20. Документы,направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальныеорганы федеральных органов исполнительной власти, органы местногосамоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям,гражданам, подписываются Губернатором Омской области, первым заместителемПредседателя Правительства Омской области, заместителем ПредседателяПравительства Омской области, руководителем Аппарата, руководителем органаисполнительной власти Омской области, а при работе с обращениями гражданРоссийской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединенийграждан, в том числе юридических лиц, - иным должностным лицом в соответствии сих компетенцией. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Всостав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица,подписывающего документ (при использовании бланка должностного лицанаименование соответствующей должности не указывается), личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия), например: (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Руководитель Аппарата Личная подпись И.О. Фамилия
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
или на бланке:
Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на
проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом,
исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его
инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом
"За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей перечню государственных должностей Омской области,
предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях
Омской области и государственной гражданской службе Омской области,
например:
Первый заместитель Председателя
Правительства Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
Министр финансов
Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, подписи располагаются на одном уровне, например:
Министр экономики Министр образования
Омской области Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Приподписании документа несколькими лицами, одно из которых является лицом,замещающим государственную должность Омской области, его подпись располагаетсяпервой. (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подписание электронного документа осуществляется аналогично
документам на бумажном носителе с использованием ЭП. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
21. Реквизит "Наименование видадокумента" располагается ниже реквизитов "Наименование органаисполнительной власти", "Наименование структурного подразделенияоргана исполнительной власти" и печатается прописными буквами:ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизиты выделяются полужирнымшрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для
документов Правительства Омской области местом составления (издания)
документа указывается город Омск.
23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти"
содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый
адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.
Реквизит обязателен для бланков, предусмотренных абзацем вторым
пункта 11 Инструкции, и располагается ниже реквизита "Наименование
органа исполнительной власти".
24. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в
государственные органы, органы местного самоуправления, организации,
их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресации документа в государственный орган, орган местного
самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без
указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном
падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
При адресации документа должностному лицу наименование
организации и подразделения указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
При адресации документа руководителюорганизации или его заместителю ее наименование входит в состав наименованиядолжности адресата, например: (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Заместителю Министра иностранных
дел Российской Федерации
И.О. Фамилия
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально
принятые сокращенные наименования органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе
реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие
органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы
исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и
постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывается ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа
(приложение N 18 к Инструкции). (В редакции Указа Губернатора Омской
области от 05.05.2017 № 64)
Если документ направляется в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных районов
Омской области
(по списку)
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28,
г. Омск, 644048
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед
фамилией, физическому лицу - после нее.
25. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания
(распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план,
положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе
(протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с
его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными
лицами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,
например: 02.05.2013 или 24.05.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа,
например: 2 мая 2013 года или 24 мая 2013 года.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени -
достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к
указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
26. Реквизит "Регистрационный номердокумента" состоит из его порядкового номера, который можно дополнятьиндексом дела по номенклатуре дел Правительства Омской области (далее -Номенклатура), информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
В соответствии с видом принятого правового акта Губернатора
Омской области и Правительства Омской области к порядковому номеру,
присваиваемому в течение года, через дефис добавляются следующие
буквы:
р - распоряжениям Губернатора Омской области,
п - постановлениям Правительства Омской области,
рп - распоряжениям Правительства Омской области.
27. Реквизит "Заголовок к тексту" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим содержание документа.
Заголовок к тексту документа, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа пишется с прописной буквы, оформляется под реквизитами бланка и кавычками не выделяется, точка в конце не ставится.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:
Об участии в межрегиональной конференции
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент начальника управления
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
28. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим
требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с
учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в
управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким,
ясным, точным и логичным.
Использование в документе новых иностранных терминов и выражений
допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и
выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском
языке общеупотребительными.
В тексте документа используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа("Аппарат не возражает"). (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то
указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа
содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида
документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или
утверждения документа, его регистрационный номер, наименование
документа (если имеется).
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде
таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки
граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу
печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только
номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек.
Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом
случае таблица оформляется приложением к документу.
Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 25
Инструкции.
При написании чисел используются словесный (например: четыре
метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и
словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для
обозначения крупных круглых чисел.
При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в
своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой
способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его
частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5
метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25
процентов.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся
с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало
XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у
последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).
Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы,
порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений,
ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII
Олимпийские игры).
Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть
общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах
используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные
Правилами подготовки проектов правовых актов.
При подготовке документов применяется текстовый редактор
Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше (или его аналог) с
использованием шрифта "Times New Roman" размером 14, документы на
бумажном носителе оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80
г/кв.м формата А4 (210 x 297 мм), если иное не предусмотрено
Инструкцией. Текст документа на бумажном носителе печатается шрифтом
черного цвета машинописным способом или с применением средств
вычислительной техники.
Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,5 до 3,5 см,
правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная
строка) должны составлять 1,25 см.
При оформлении документов на бумажном носителе не допускается
использование оборотной стороны листа, за исключением случаев,
предусмотренных законодательством.
При подготовке документа на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются
посередине верхнего поля листа.
Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен.
Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.
29. Реквизит "Ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа" включает дату документаи входящий регистрационный номер, на который должен быть дан ответ. Ссылка наисходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитовбланков, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 Инструкции, и проставляетсяисполнителем при подготовке ответа. Например: (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
на N 6370-01/15 от 17.04.2013.
30. Реквизит " Отметка оприложении" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма отграницы левого поля. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма,
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывается его наименование, количество листов и количество
экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются,
например:
Приложение: 1. Справка... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Минсельхоза России от 08.05.2013
N АЧ-2-24/4765 и приложение к нему, всего 3 л.
Приложение: брошюра в 1 экз. (Дополнено - Указ Губернатора Омской
области от 05.05.2017 № 64)
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и
другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе в
правом верхнем углу. При этом указывается наименование
распорядительного документа, его дата и регистрационный номер,
например:
Приложение
к Положению о протоколе
Губернатора Омской
области от 09.12.2009 N 23
31. Согласование документа с государственными органами, органами
местного самоуправления и организациями, интересы которых
затрагиваются документом, является внешним согласованием.
Внешнее согласование документа оформляетсяреквизитом " Гриф согласования документа", который включает в себяслово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, скоторым согласовывается документ (включая наименование организации), его личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись
должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Директор бюджетного
учреждения Омской области
"Исторический архив Омской области"
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность
визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилия) и дату.
Согласование электронных документов производится визированием с
использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.
32. Реквизит " Гриф утверждениядокумента" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Утверждение электронных документов производится с использованием
ЭП должностного лица, утверждающего документ.
33. Согласование проекта документаосуществляется посредством реквизита "Виза". Документы,представляемые на подпись Губернатору Омской области, первому заместителюПредседателя Правительства Омской области, заместителю ПредседателяПравительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата,визируются исполнителем (ответственным исполнителем), подготовившим проектдокумента в соответствии с законодательством и указаниями по исполнениюдокумента. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны копиидокумента. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на
отдельном листе и прилагаются к документу. Например:
Замечания прилагаются
Руководитель Аппарата Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
При согласовании проектов правовых актов Губернатора Омской
области, Правительства Омской области визы первого заместителя
Председателя Правительства Омской области и начальника Главного
государственно-правового управления Омской области проставляются на
оборотной стороне бланка правового акта Губернатора Омской области,
Правительства Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской
области от 02.12.2013 г. N 162)
На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках
и других документах визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например:
Руководитель Аппарата Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Допускается полистное визирование документа и его приложений,
созданных на бумажном носителе.
Согласование электронных документов производится с использованием
ЭП должностного лица, визирующего документ.
34. Реквизит " Печать" являетсяспособом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе,оформленном на бумажном носителе. Печать ставится на документах в случаях,предусмотренных законодательством. Печать ставится на свободном от текстаместе, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватыватьчасть наименования должности лица, подписавшего документ. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
35. Заверенная копия документаизготавливается и выдается по письменному обращению заинтересованного лица сразрешения Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омскойобласти, первого заместителя Председателя Правительства Омской области,заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области,руководителя Аппарата в пределах их компетенции. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа)
подлиннику документа на бумажном носителе на последнем листе копии
(выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется
реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно",
наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, печать (при
представлении копии или выписки из документа в другую организацию),
например:
Верно
Начальник отдела государственной
службы и кадров Аппарата Личная подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются,
отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов
копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л." Допускается
заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа,
созданного на бумажном носителе.
Подлинники, дубликаты и копии электронногодокумента, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковуююридическую силу, если они сопровождаются действительной ЭП должностного лица,подписавшего электронный документ. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
35.1. Реквизит "Отметка об электронной подписи" предназначен для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, с указанием информации о сертификате.
Свидетельствование соответствия электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом отдела документооборота "Заверено с применением электронной подписи" с указанием даты, фамилии, инициалов и подписи сотрудника, создавшего копию (приложение N 16 к Инструкции).
(Абзац дополнен - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
36. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и
фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.О. Фамилия
24-20-43
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности
исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.
37. Реквизит "Указания по исполнениюдокумента" (резолюция) (далее - резолюция) оформляется на бланке резолюции(приложение N 10 к Инструкции), прилагаемом к лицевой стороне первого листадокумента, или в форме электронного документа. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя
(исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:
Фамилия И.О.,
Фамилия И.О.
Прошу рассмотреть и внести
предложения.
Срок до 31.08.2013
Подпись Дата
На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Подписание
резолюции в форме электронного документа осуществляется с
использованием ЭП автора резолюции.
38. Контролю подлежат всезарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа наконтроль в правом верхнем поле документа располагается реквизит " Отметкао контроле", который обозначают буквой "К", словом"Контроль" или проставлением штампа. Соответствующая отметка вноситсяв регистрационно-контрольную карточку документа в СЭДО Правительства Омской области.(В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
39. Реквизит "Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело" состоит из ссылки на дату и номердокумента, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такогодокумента, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело",индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение, или
иными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная
обязанность. Соответствующая отметка вносится в
регистрационно-контрольную карточку документа в СЭДО Правительства
Омской области.
Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело может дополняться информацией об особенностях исполнениядокумента. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
40. Реквизит " Гриф ограничениядоступа к документу" проставляется на документах, содержащих информациюограниченного распространения в виде пометки "Для служебногопользования". (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного
пользования" определяется исполнителем и должностным лицом,
подписывающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом
верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе
документа, а также на первой странице сопроводительного письма к
документу.
На электронных документах пометка "Для служебного пользования" не
проставляется.
41. Реквизит "Отметка о поступлении документа" при поступлении
документа в Правительство Омской области содержит порядковый номер и
дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении электронных документов осуществляется
автоматически путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО
Правительства Омской области.
Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
42. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной
группы, созданных по решению Губернатора Омской области, Правительства
Омской области (далее - протокол), составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
43. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при
которой фиксируется только принятое решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности
председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а
также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в
алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если
присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее
количество, например:
Присутствовали: 42 человека (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их
значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого
поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст
протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.
В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления
прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в
редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости
приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части
указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а
также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на
заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются
наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и
фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться
обобщенно.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются
через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов
в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование
вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"),
печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже
последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы
совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые
номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протоколы, за исключением протоколовзаседания комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Омскойобласти, регистрируются отделом документооборота в СЭДО Правительства Омскойобласти как внутренние документы. Протоколы также могут регистрироваться воргане исполнительной власти, осуществляющем организационное обеспечение деятельностисоответствующей комиссии, совета, рабочей, экспертной группы. Протоколысовещаний, заседаний, рабочих встреч у Губернатора Омской области, первогозаместителя Председателя Правительства Омской области, заместителейПредседателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата регистрируютсяотделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области как внутренниедокументы. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях
(заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого
вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах вопроса. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам сопроводительными
письмами в форме исходящих документов в соответствии с указателем
рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются
печатью органа исполнительной власти, осуществляющего организационное
обеспечение деятельности соответствующей комиссии, совета, рабочей,
экспертной группы,
44. Протокол заседания Правительства Омской области (далее -
Протокол) оформляется на специальном бланке (приложение N 11 к
Инструкции).
Основной текст Протокола делится на разделы в соответствии с
пунктами повестки дня заседания Правительства Омской области. Разделы
нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ.
В позиции "Слушали" указываются наименование рассматриваемого
вопроса, фамилии докладчика и содокладчика.
В позиции "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших
по пункту повестки дня.
В позиции "Решили" указываются виды принятых решений, например:
"принять проект постановления без изменений", "принять проект
постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".
К Протоколу прилагается стенограмма и указатель рассылки.
Стенограмма подписывается руководителем Аппарата. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Протокол содержит следующие реквизиты: наименование документа,
порядковый номер, дату в пределах календарного года, место проведения
заседания, фамилии и инициалы Губернатора Омской области, членов
Правительства Омской области, присутствовавших на заседании, а также
лиц, приглашенных на заседание Правительства Омской области, повестку
дня с указанием фамилий и инициалов должностных лиц, выступивших с
докладами и содокладами, выступивших в прениях, результат обсуждения
каждого вопроса.
Протокол визируется руководителем Аппаратаи подписывается Губернатором Омской области или первым заместителемПредседателя Правительства Омской области, председательствующим на заседанииПравительства Омской области. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Протоколырегистрируются в протокольном отделе. (Дополнен - УказГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
45. Докладная записка - документ информационно-справочного
характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или
вышестоящему органу исполнительной власти и содержащий изложение
какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора
документа.
Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по
поручению руководителя.
Докладная записка может быть внутренней и внешней.
Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата документа;
- адресат;
- наименование документа, кратко и точно отражающее его
содержание;
- текст документа;
- подпись автора документа.
Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие
реквизиты:
- вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата документа;
- место составления;
- адресат;
- наименование документа (печатается полужирным шрифтом через
один межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ
оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);
- текст документа;
- подпись руководителя - автора документа.
Докладные записки в форме электронных документов подписываются с
использованием ЭП автора документа.
46. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Акты, как правило, составляются по единой схеме на
унифицированных трафаретных формах.
Текст акта может состоять из трех частей: введение,
констатирующая часть и выводы.
Во введении указывается основание составления акта, перечисляются
лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание",
после которого указываются наименование распорядительного документа в
именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются
инициалы и фамилии составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы,
результаты.
В заключительной части акта могут содержаться выводы,
рекомендации или констатация фактов.
После текста указывается количество экземпляров акта и его
местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- вид документа;
- дата акта;
- место составления;
- наименование документа;
- гриф утверждения (при необходимости);
- текст;
- подписи;
- печать.
47. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.
Отправка телеграмм осуществляется адресатам, находящимся на территории Российской Федерации и государств - участников СНГ, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 12 к Инструкции).
К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.
Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
- отметка о категории телеграммы. На телеграмме при необходимости может указываться категория "срочная" или "правительственная" (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается). Перечень лиц, за подписью которых направляются телеграммы категории "правительственная", определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке";
- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без наведения справок;
- текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. Телеграмма оформляется на русском языке, не должна содержать более 200 слов;
- подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму;
- регистрационный номер и дата отправки телеграммы.
Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
Вторые экземпляры телеграмм формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.
Телеграммы категории "правительственная" направляются только по вопросам, касающимся служебной деятельности.
Поздравительные телеграммы направляются только за подписью Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области или после согласования с Руководителем Аппарата.
Информация, предназначенная для отправки в адрес глав муниципальных районов Омской области, органов исполнительной власти Омской области и учреждений, подключенных к системе электронного документооборота, направляется через СЭДО.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
48. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений.
Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на
совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного
характера, не требующих документального оформления (приложение N 13 к
Инструкции).
Телефонограммы за подписью ГубернатораОмской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области,заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппаратапередаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий
заполняет справочные реквизиты:
в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего
телефонограмму, и номер его телефона;
в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона,
по которому телефонограмма была передана, время передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать
нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана
руководителю в возможно короткий срок.
49. Доверенность оформляется на представителя Губернатора Омской
области, Правительства Омской области для подтверждения его полномочий
перед третьими лицами на совершение сделок, получение
товарно-материальных ценностей или других действий от имени
Губернатора Омской области, Правительства Омской области.
Доверенность оформляется на бланках Губернатора Омской области,
Правительства Омской области.
Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами,
выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от
текста доверенности.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- должность доверенного лица;
- организация, в которой производятся действия по доверенности;
- вид действия;
- образец подписи лица, получившего доверенность (при
необходимости);
- заверение подлинности подписи (при необходимости);
- срок действия доверенности.
Доверенность оформляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в
доверенности в качестве представителя.
Второй экземпляр с визами хранится в органе исполнительной
власти.
Доверенности, выданные от имениГубернатора Омской области, Правительства Омской области, регистрируются какисходящий документ в отделе документооборота и имеют единую валовую нумерацию врамках каждого года. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с
работником, указанным в доверенности в качестве представителя
Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения
срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в
отдел учета и обработки документов.
50. Служебные письма готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области,
первого заместителя Председателя Правительства Омской области,
заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя
Аппарата; (В редакции Указа Губернатора Омской области
от 05.05.2017 № 64)
- как сопроводительные письма;
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать
поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Служебные письма оформляются на бумажномносителе в двух экземплярах или в форме электронных документов в соответствии спунктом 11 Инструкции. Первый экземпляр документа (оригинал) отправляетсяадресату. Второй экземпляр документа, согласованный в порядке, предусмотренномнастоящим пунктом, помещается в дело в соответствии с Номенклатурой. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Служебная переписка между Губернатором Омской области, первым
заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем
Председателя Правительства Омской области, руководителем Аппарата
осуществляется без использования бланков. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами,
оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую)
дату.
При оформлении служебного письма не допускается использование
оборотной стороны листа.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного
вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может
иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание. Если в
письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть
сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или
без нее.
Проекты служебных писем,адресованных Губернатору Омской области, первому заместителю ПредседателяПравительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омскойобласти, руководителю Аппарата, должны быть согласованы руководителямизаинтересованных структурных подразделений органов исполнительной власти, вкоторых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласованиеоформляется визой. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма
ниже подписи.
Визирование и подписание служебных писем в форме электронных
документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта
соответственно.
Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и
направлены на регистрацию в СЭДО Правительства Омской области.
Раздел III. Организация документооборота
Подраздел 4. Прием и первичная обработка
поступающих документов
51. Прием и первичная обработкапоступающих в Правительство Омской области документов осуществляются в отделедокументооборота. Первичная обработка поступивших документов включает проверкуправильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, атакже распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой"лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки,наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документывозвращаются отправителю. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
При обнаружении некомплектности илиповреждении документов на бумажном носителе составляется актв трех экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота,второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителюдокумента. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев,когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие обращения граждан РоссийскойФедерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в томчисле юридических лиц, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы,повестки и т.д.). (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
В СЭДО Правительства Омской области обработке подлежат
электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной
действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП,
отдел учета и обработки документов производит проверку
действительности ЭП. (В редакции Указа Губернатора Омской области
от 05.05.2017 № 64)
При получении электронной копии документа,подписанной ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭПсотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствиеэлектронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанномуЭП. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
При обнаружении некомплектности илиповреждении электронных документов, электронных копий документов, отсутствииили признании ЭП недействительной отдел документооборота направляет отправителюуведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомлениеподписывается ЭП сотрудника, признавшего ЭП недействительной. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
52. Доставка документов в ПравительствоОмской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электроннойсвязи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменнаякорреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелкихпакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступаюттелеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронныедокументы и электронные копии документов из СЭДО органов государственной властии иных организаций. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
53. Служебные документы, которыепоступили, минуя отдел документооборота, должны бытьсданы для регистрации в тот же день. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Подраздел 5. Предварительное рассмотрение документов
54. Предварительное рассмотрение документов проводится в целях
выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения Губернатором Омской области, а
также перенаправления поступивших документов должностным лицам.
На рассмотрение Губернатора Омской области передаются документы,
полученные от вышестоящих органов, касающиеся деятельности
Правительства Омской области, иных органов исполнительной власти,
содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности,
требующим решения.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресация его
соответствующему должностному лицу.
55. Документы, адресованные ГубернаторуОмской области, предварительно рассматриваются в Секретариате Губернатора иПравительства Омской области, а затем направляются в отдел документооборота длярегистрации. Документы, адресованные первому заместителю ПредседателяПравительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омскойобласти, министру Омской области, руководителю Аппарата, а также без указанияконкретного должностного лица или органа исполнительной власти предварительнорассматриваются и регистрируются в отделе документооборота. Безпредварительного рассмотрения и регистрации в отделе документооборотапередаются: (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
обращения граждан Российской Федерации,иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числеюридических лиц, - в управление по работе с обращениями граждан ГубернатораОмской области; (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
правовые акты Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации - в Контрольное управлениеГубернатора и Правительства Омской области для организации контролявышеуказанных документов в соответствии с Регламентом Правительства Омскойобласти; (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
судебные повестки,касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий,- в Министерство региональной безопасности Омской области, судебные повестки,касающиеся присвоения звания "Ветеран труда", - в Министерство трудаи социального развития Омской области, остальные судебные повестки (безприлагаемых к ним процессуальных документов) - в Главное государственно-правовоеуправление Омской области; (В редакции Указов Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64; от 23.05.2019 г. № 72)
документы с пометкой "Для служебного пользования" - в управление
Губернатора Омской области по защите государственной тайны.
56. Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и
времени приема.
57. Предварительное рассмотрениеэлектронных сообщений, поступающих по электронной почте, электронных документови электронных копий документов, поступающих в СЭДО Правительства Омскойобласти, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
58. В первую очередь осуществляется предварительное рассмотрение
документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения,
или с пометкой о срочности их доставки.
Подраздел 6. Регистрация поступающих документов
59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от
способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при
поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. Не подлежат
регистрации в Правительстве Омской области материалы
справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к
Инструкции.
60. Регистрация документов производится взависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе документооборотарегистрируются и учитываются: (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
1) документы, поступившие на имяГубернатора Омской области, первого заместителя Председателя ПравительстваОмской области, заместителя Председателя Правительства Омской области,руководителя Аппарата; (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого
заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя
Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата
Губернатора Омской области;
3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого
заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя
Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата
Губернатора Омской области.
61. Документы регистрируются и учитываютсяотделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области путем созданиярегистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в нихэлектронных документов или электронных копий документов и заполнением следующихполей: (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
- входящий номер;
- индекс дела;
- дата регистрации;
- корреспондент;
- адрес корреспондента;
- номер документа;
- дата документа;
- автор документа;
- заголовок (краткое содержание);
- вид документа;
- вид доставки;
- отметка срочности;
- пришло из;
- тематика;
- кому (на рассмотрение);
- у кого находится подлинник;
- сопроводительная информация (примечание);
- вложения;
- текст документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений.
Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после ее сравнения с подлинником документа. После включения электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе. Электронные копии документа не создаются в отношении:
- сброшюрованных документов и других текстовых материалов;
- книг, буклетов, карт, диаграмм, материалов форматом более А4, а также состоящих из листов разного формата;
- материалов с малоразборчивым текстом;
- писем граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, приложенных к документам.
Абзацы 24-28.(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Электронные документы и электронные копии документов
регистрируются в СЭДО Правительства Омской области после проверки
действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после
получения подлинника документа на бумажном носителе. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской области
документа в СЭДО Правительства Омской области осуществляется
присвоение регистрационного номера документу с указанием даты
регистрации, например:
ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,
где:
ВХ - вид документа (входящий);
13 - год;
ПР - Правительство Омской области;
10540 - порядковый номер;
20.05.2013 - дата регистрации.
На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих
регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления
и регистрационный номер.
62.1.В РКК документов Контрольного управления Губернатора и Правительства Омскойобласти указывается отметка "КУ". (Дополнен- Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
63. Документы, поступающие по электроннойпочте и факсимильной связи, регистрируются отделом документооборота каквходящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связивместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот жерегистрационный номер. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а
затем передаются на исполнение.
65. После регистрации документы передаютсяна рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю ПредседателяПравительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омскойобласти, министру Омской области, руководителю Аппарата. Срочные документыпередаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующихруководителей. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
66. В случае если поступивший документявляется ответом на запрос, работники отдела документооборота подбираютдокументы, на которые имеется ссылка, и связывают их в СЭДО ПравительстваОмской области. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются
"в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его
исполнения, или уполномоченным лицом. Информация об исполнении
документа заносится в СЭДО Правительства Омской области с внесением
номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.
68. В случае изменения резолюции или вслучае переадресации документов между органами исполнительной власти указаннаяпередача осуществляется через отдел документооборота, при этом документывторично не регистрируются. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Подраздел 7. Порядок рассмотрения документов
и доведение документов до исполнителей
69. На рассмотрение Губернатора Омскойобласти, первого заместителя Председателя Правительства Омской области,заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области,руководителя Аппарата документы передаются после их регистрации (в случае,когда они подлежат регистрации) в соответствии с распределением обязанностей.При передаче на рассмотрение электронных документов вместе с ними передаются ихрегистрационные данные. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
По результатам рассмотрения документовГубернатор Омской области, первый заместитель Председателя Правительства Омскойобласти, заместитель Председателя Правительства Омской области, министр Омскойобласти, руководитель Аппарата дают поручения в форме резолюции. Исполнителямипоручений Губернатора Омской области, первого заместителя ПредседателяПравительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области,руководителя Аппарата являются органы исполнительной власти в лице ихруководителей, а также иные должностные лица, указанные в поручении. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 37 Инструкции. Все
резолюции подлежат занесению в СЭДО Правительства Омской области путем
создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней следующих
полей:
- автор;
- исполнители;
- текст;
- дата выдачи;
- срок исполнения;
- отметка срочности;
Резолюциям, требующим отчета об исполнении, присваивается статус
"Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока
исполнения. В поле "Исполнители" первым указывается ответственный
исполнитель.
Резолюции заносятся в СЭДО Правительства Омской области
помощниками (советниками) или иными лицами, на которых в установленном
порядке возложена указанная обязанность, могут быть подготовлены в
виде проектов и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции,
созданные в СЭДО Правительства Омской области в форме электронных
документов, подписываются ЭП автора резолюции.
Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой
на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей,
подлинник документа вместе с резолюцией направляется исполнителю,
указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии
которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п.
(ответственному исполнителю). Остальным исполнителям (соисполнителям)
направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны
искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Приобеспечении возможности доступа соисполнителя к электронной копии документа вСЭДО Правительства Омской области подлинник документа остается в отделедокументооборота. (Дополнен - Указ Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
70. Документы и резолюции на бумажномносителе доводятся до исполнителей через отдел документооборота документовпутем их вложения в именную папку исполнителя с последующей выемкой курьером. Вслучае отсутствия у исполнителя именной папки в отделе документооборотадокументы доводятся средствами почтовой или иной связи. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Электронные документы и резолюции в форме электронных документов
доводятся до исполнителей путем пересылки из СЭДО Правительства Омской
области в СЭДО исполнителя при наличии у него таковой. Электронные
документы направляются исполнителю вместе с регистрационными данными.
В случае отсутствия у исполнителя СЭДО ему направляются копии
электронных документов и резолюций, заверенные в соответствии с
пунктом 35 Инструкции.
Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения
документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные
документы передаются исполнителю незамедлительно.
Оповещение исполнителей, зарегистрированных в СЭДО Правительства
Омской области, о наличии резолюции производится автоматически.
Исполнители или лица, наделенные соответствующими полномочиями,
вносят информацию о ходе исполнения резолюции в СЭДО Правительства
Омской области.
71. По результатам аппаратных совещаний, рабочих поездок и т.д.
оформляется систематизированное перечисление поручений Губернатора
Омской области в виде перечня поручений Губернатора Омской области
(далее - перечень).
Образец оформления перечня приведен в приложении N 15 к
Инструкции.
Регистрация перечней осуществляется вотделе документооборота с внесением в СЭДО Правительства Омской области.Процесс работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подраздел 8. Контроль исполнения документов
72.Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение(подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного должностным лицом илиорганизацией, направившими документ, или сроков, установленныхзаконодательством. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
73. Контроль исполнения документов включает постановку документа
на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и обобщение
результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения
документов, снятие исполненного документа с контроля, направление
исполненного документа в дело. Сроки исполнения документов заносятся в
СЭДО Правительства Омской области.
74. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
На особый контроль ставятся:
- поручения Президента Российской Федерации;
- поручения Правительства Российской Федерации;
- запросы правоохранительных органов и прокуратуры;
- запросы контролирующих органов.
75. Осуществление делопроизводственногоучета находящихся на контроле правовых актов Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, ПравительстваОмской области, ведение электронной базы данных контролируемых документовобеспечивает Контрольное управление Губернатора и Правительства Омской области.(В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
76. Ежемесячно по состоянию на 1-е числокаждого месяца Аппарат информирует Губернатора Омской области о соблюдениисроков исполнения документов, стоящих на контроле. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
77. Контроль исполнения документов осуществляется помощниками
(советниками) или должностными лицами, уполномоченными руководителем.
78. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об
исполнении.
79. Контроль исполнения поручений в Правительстве Омской области
осуществляется с помощью СЭДО Правительства Омской области.
80. Иные вопросы контроля и сроки исполнения документов и
поручений в Правительстве Омской области определяются Регламентом
Правительства Омской области.
Подраздел 9. Работа исполнителей с документами
81. Организация работы исполнителей с документами осуществляется
на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение
документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации,
подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными
должностными лицами, доработку и представление проекта документа на
подпись руководителю.
Проекты документов подлежат обязательному занесению в СЭДО. При
создании проектов документов в СЭДО Правительства Омской области
исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:
- отметка "Документ Контрольногоуправления" (по документам Контрольного управления Губернатора иПравительства Омской области); (Дополнен - УказГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- подписант документа;
- отметка срочности (в отношении всех документов, относящихся ккомпетенции Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области,по остальным документам - при необходимости); (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- наименование типа папки (письмо, служебная записка);
- наименование типа электронного документа (письмо, служебная
записка и т.д.);
- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и
отвечающее на вопрос "О чем?");
- поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);
- поле "Текст документа" (помещается текстовая часть документа,
за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к
нему).
Необходимость наличия проекта документа на бумажном носителе
(одновременно с проектом электронного документа) определяется
исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
Проекты электронных документов направляются руководителю для
подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе
передаются на подпись в установленном порядке.
При подготовке проектов документов на бумажном носителе
исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа,
передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем
в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
82. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением
(резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю.
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции),
осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа
с поручением (резолюцией) руководителя.
83. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей
поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями
необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и
областным законодательством.
84. В случае если лицом, ответственным за исполнение документа,
специально не определены сроки представления иными исполнителями
необходимых документов и материалов, то данные документы и материалы
представляются в сроки, предусмотренные Регламентом Правительства
Омской области.
85. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнениепоручения, представляет на имя Губернатора Омской области, первого заместителяПредседателя Правительства Омской области, заместителя Председателя ПравительстваОмской области, министра Омской области, руководителя Аппарата, давшегопоручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней доистечения срока исполнения поручения. В отношении поручений Губернатора Омскойобласти, данных в связи с исполнением поручений и указаний ПрезидентаРоссийской Федерации, предложения по корректировке срока исполнения порученияпредставляются в порядке, установленном Регламентом Правительства Омскойобласти. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
86. Соисполнители имеют право:
- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему
поручение, только по поручению (предложению) ответственного
исполнителя;
- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении
сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием в
соответствии с Регламентом Правительства Омской области. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
87. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и
соблюдение сроков его выполнения.
88. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены
предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу
поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные)
ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном
порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (если это
требуется исходя из содержания документа или резолюции).
89. После исполнения документа в СЭДО Правительства Омской
области проставляется отметка об исполнении документа и направлении
его в дело.
Подраздел 10. Организация работы
с отправляемыми документами
90. Документы, направляемые на подпись руководителю, должны быть
завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 33
Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и
отправки в отдел документооборота. (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 05.05.2017 № 64)
Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка
правильности оформления документа, комплектности документа,
соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки,
соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра
документа, производится сортировка документов по способу исполнения
(простая и заказная почта), проверяется наличие:
- подписи;
- виз;
- приложений;
- отметки об исполнителе;
- правильности написания адресата;
- номера и даты документа, на который делается ссылка.
Перед регистрацией электронных документов производится проверка
аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего
документ.
Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному
исполнителю.
Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителеосуществляется только при наличии проекта документа, занесенного в СЭДОПравительства Омской области. При отсутствии рабочего места в СЭДОПравительства Омской области электронная копия документа передается в отделдокументооборота с использованием электронных носителей информации. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов
91. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделедокументооборота путем создания РКК исходящего документа с включением в нихэлектронных документов или электронных копий документов и заполнением следующихполей: (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
- исходящий номер;
- индекс дела;
- дата;
- корреспондент;
- адрес корреспондента;
- адресат;
- должность;
- заголовок;
- вид документа;
- отметка срочности;
- ФИО;
- вид отправки;
- адресаты;
- у кого находится подлинник;
- сопроводительная информация (примечание);
- исполнитель документа из ОИВ;
- вложения;
- текст документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений.
92. При создании РКК исходящего документа Правительства Омской
области в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение
регистрационного номера документу с указанием даты регистрации.
Регистрационный номер состоит из вида документа, года, кода
подразделения, порядкового номера документа, кода должностного лица,
подписавшего документ, например:
N ИСХ-13/ГБ(ПР)-689/01 от 22.05.2013,
где:
ИСХ - вид документа (исходящий);
13 - год;
ГБ - Губернатор Омской области (ПР - Правительство Омской
области);
689 - порядковый номер документа;
01 - код должностного лица, подписавшего документ;
22.05.2013 - дата регистрации.
93. Для документов, оформленных на бумажном носителе, регистрационныйномер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа вреквизитах бланка и на втором экземпляре документа с визами ответственногоисполнителя, остающемся в деле. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
94. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит
регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости
досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
Подраздел 12. Отправка документов
95. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой,
фельдъегерской, электронной связи. Решение о способе доставки
принимает руководитель, подписавший документ.
Исходящие документы в форме электронных документов, подписанных
ЭП, отправляются в органы исполнительной власти, иные органы
государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки
из СЭДО Правительства Омской области в СЭДО адресата при наличии у
него таковой. При отправке электронных документов вместе с ними
передаются их регистрационные данные.
При наличии письменного запроса от организации, в адрес которой направляются документы, об обмене информацией в форме электронных документов, подписанных ЭП, исходящие документы в адрес указанной организации оформляются в формате PDF с использованием ЭП должностного лица и направляются на указанный в запросе официальный адрес электронной почты организации.
В случае если после подписания электронного документа ЭП требуется внесение в электронный документ регистрационных данных, перед направлением документа адресату электронный документ дополнительно подписывается ЭП Аппарата.
При наличии во входящем документе организации или должностного лица запроса о направлении ответа, в том числе посредством электронной связи, по поручению должностного лица, рассмотревшего указанный входящий документ, копия ответа направляется ответственным исполнителем по указанному во входящем документе адресу электронной почты с досылкой оригинала ответа почтовой связью в адрес организации или должностного лица.
(Абзацы дополнены - УказГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
96. Обработка документов для отправкипочтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг)осуществляется отделом документооборота в соответствии с правилами оказанияуслуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - всоответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкойпроверяется правильность оформления документов, наличие приложений,соответствие количества экземпляров количеству адресатов. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
97. Документы отправляются отделом документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания.
Документы по результатам рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, регистрируются управлением по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут
быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются
регистрационные индексы отправляемых документов.
99. Досылка или замена разосланного ранее документа
осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
100. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем,
подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую
очередь.
101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в отделедокументооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовомуработнику или фельдъегерю, второй - подшивается в дело. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Реестры в течение года хранятся в отделе учета и обработки
документов, а по истечении указанного срока сдаются в Архив. (В
редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
102. При передаче текстов документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение)
должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
- ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего структурного подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования".
103. Персональная ответственность за правильность передачи
документов по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов,
ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Подраздел 13. Учет и анализ объема документооборота
104. Все входящие и исходящие документы за определенный период
времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения
объема документооборота.
Учет документов ведется раздельно по входящим и исходящим
документам, по корреспондентам (адресатам) и по структурным
подразделениям.
Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета
копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением
случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр
документа).
Единицей подсчета электронного документа является электронный
документ, зарегистрированный в СЭДО.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
105. Итоговые сведения об объеме входящихи исходящих документов в Правительстве Омской области составляются отделом документооборотадля анализа различных аспектов управленческой деятельности. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Раздел IV. Документальный фонд Правительства Омской области
Подраздел 14. Разработка и ведение Номенклатуры
106. Номенклатура - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Правительства Омской области, с указанием сроков хранения, оформленный в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.
107. Номенклатура состоит из следующих самостоятельных разделов: номенклатура дел Губернатора Омской области, Правительства Омской области, номенклатуры дел структурных подразделений Аппарата.
Номенклатура закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Правительства Омской области.
108. Номенклатура (приложение N 19 к Инструкции) составляется работником отдела документооборота, согласовывается с экспертной комиссией Аппарата, после чего направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Омской области в области архивного дела (далее - ЭПК). Номенклатура подлежит согласованию один раз в 5 лет с экспертной комиссией Аппарата с последующим представлением ее на согласование ЭПК.
Согласованная с ЭПК Номенклатура утверждается руководителем Аппарата.
В случае изменения структуры Аппарата Номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в соответствии с настоящим подразделом.
109. Номенклатура составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений Аппарата.
Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с отделом документооборота и подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата.
Реорганизованное, вновь созданное структурное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел документооборота.
Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Аппарата работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет работник отдела документооборота.
109.1. В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.
110. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Аппарата.
(Подраздел вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение
111. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с
Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов
(постоянного, временного (до 10 лет включительно и свыше 10 лет)) и
систематизацией документов внутри дела.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в
установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для
аналогичных документов на бумажном носителе.
112. Законченный делопроизводством документ передается
исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
113.Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата. Перечень лиц,ответственных за сохранность документов и формирование их в дела,устанавливается распоряжением Аппарата. Указанные лица и руководителиструктурных подразделений Аппарата обеспечивают сохранность документов и дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
114.Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшитисполненный документ (комплект документов), определяет работник отделадокументооборота. Электронные документы индексируются в порядке, установленномдля аналогичных документов на бумажном носителе. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
115. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО
Правительства Омской области работником отдела документооборота. (В
редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
116. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
- помещать в дело только исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на
общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
- документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие
реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не
более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна
превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т.
2" и т.д.;
- документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании;
- распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
- в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов
формируются копии принятых федеральных и областных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
- все документы отчетного и информационного характера по
исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области,
Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в
заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые
акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются
в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если
имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в
разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого
документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором
подшит подлинник этого документа;
- документы коллегиальных органов группируются в два дела:
протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям
коллегиальных органов;
- протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
- правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от
правовых актов по личному составу;
- при формировании правовых актов по личному составу правовые
акты по личному составу формируются в отдельные дела по различным
вопросам в соответствии со сроками хранения;
- утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются
отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
- обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан РоссийскойФедерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в томчисле юридических лиц, по вопросам работы органов исполнительной власти илиподведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
- переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года;
- законченные делопроизводством электронные документы формируются
в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от
документов на бумажных носителях на электронных носителях или в
системах хранения данных. При составлении номенклатуры дел
указывается, что дело ведется в электронной форме.
117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи вАрхив или на уничтожение являются структурные подразделения Аппарата, в которыхбыли сформированы соответствующие дела. (В редакцииУказа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
118. После исполнения документов и окончания работы с ними они
помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в
твердые обложки или папки-регистраторы.
119. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел,
доступа к ним проводится комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения
документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных
для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы
обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного
света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На
корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.
121. Дела документального фонда Правительства Омской области,находящиеся на текущем хранении в Аппарате, подлежат учету. Перед передачей вАрхив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целяхустановления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемусяпо Номенклатуре. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел, при возврате дел, при изменении структуры Аппарата.
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с
описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем
их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в
акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка,
по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность
в соответствии с законодательством.
123. Выдача дел производится с разрешенияруководителя Аппарата или его заместителя. Выдача дел работникам Аппаратаосуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель,помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата еговыдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного
месяца и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя поактам. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть
выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а
на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и
на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата илиего заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи подлинника. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
125. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия
и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием
документов из дел осуществляет отдел документооборота. (В редакции
Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Подраздел 16. Подготовка документов и дел
к передаче на архивное хранение
126. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:
- экспертизу ценности документов, в том числе электронных
документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения.
127. Экспертиза ценности документов проводится в целях
определения сроков хранения документов и отбора их для включения в
состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на стадии
делопроизводства:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской
области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический
архив). (В редакции Указа Губернатора Омской области
от 05.05.2017 № 64)
128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постояннодействующая экспертная комиссия Аппарата, положение о которой утверждаетсяприказом Управления делами после согласования с Министерствомкультуры Омской области. (В редакции УказовГубернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162; от05.05.2017 № 64)
В состав экспертной комиссии Аппарата, утверждаемый правовым актомУправления делами, включается представитель Исторического архива (посогласованию). (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурныхподразделениях Аппарата, осуществляющих формирование и хранение соответствующихдел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбордел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой"До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению вструктурных подразделениях Аппарата, выделение к уничтожению дел за предыдущиегоды, сроки хранения которых истекли. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с
нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями
документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
130. По результатам экспертизы ценности документов составляются годовые разделы описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Аппарате (далее - Инструкция Аппарата), утверждаемой приказом Аппарата.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии Аппарата одновременно.
Согласованные экспертной комиссией Аппарата описи дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК.
После утверждения и согласования ЭПК описей дел описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Аппарата.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
131. По завершении делопроизводственного года и по результатам
экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии
с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное
хранение.
Оформление дел проводится работниками отдела документооборота иработниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхАппарата, при методической помощи и под контролем лица, ответственного заведение Архива. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов
обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя
дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи
документов дела утверждаются Инструкцией Аппарата. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
132. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2
лет.
133. Описи дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в Архивсоставляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных делГубернатора Омской области, первого заместителя Председателя ПравительстваОмской области, заместителя Председателя Правительства Омской области,руководителя Аппарата, министра Омской области, (далее - лица, замещающиегосударственные должности): (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- экспертиза ценности личных дел лиц, замещающих государственные
должности, не проводится;
- опись личных дел лиц, замещающих государственные должности,прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделомгосударственной службы и кадров Аппарата по окончании каждогоделопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы икадров Аппарата не позднее чем через 3 года после прекращения исполненияполномочий лиц, замещающих государственные должности; (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
- в отделе государственной службы и кадров обеспечивается
сейфовое хранение личных дел лиц, замещающих государственные
должности, до передачи их в Архив. (В редакции Указа Губернатора
Омской области от 05.05.2017 № 64)
Подраздел 17. Уничтожение документов и дел
с истекшим сроком хранения
135. Отбор документов за соответствующийпериод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее -акт) производится в структурных подразделениях Аппарата после составлениясводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Аппаратаодновременно. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
136. Дела включаются в акт, если установленный для них срок
хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например,
законченные делопроизводством в 2006 году дела с 3-летним сроком
хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января
2010 года).
137. Согласованные экспертной комиссией Аппарата акты утверждаютсяруководителем Аппарата только после утверждения экспертно-проверочной комиссиейМинистерства культуры Омской областиописей дел постоянного хранения. (Вредакции Указов Губернатора Омской области от 02.12.2013 г. N 162; от05.05.2017 № 64)
138. После утверждения акта руководителем Аппарата дела передаются напереработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываютсядата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Послеуничтожения в Номенклатуре проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписилица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение
139. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям дел. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивАппарата, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделенияхУправления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
140. Передача дел в Архив производится поутвержденным описям дел. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
141. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленномулицом, ответственным за ведение Архива, и согласованному с руководителямиструктурных подразделений Аппарата и отделом документооборота. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
142. Прием дел производится лицом, ответственным заведение Архива, в присутствии работника структурного подразделения Аппарата спроставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (вконце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел,дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника,ответственного за ведение Архива, и лица, передавшего дела). (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
143. Дела и описи дел доставляются в Архив сотрудниками структурныхподразделений Аппарата с сопроводительным письмом, в котором указываетсяколичество дел и описей, передаваемых в Архив (ответственность за сохранностьдокументов при транспортировке и сдачу их в Архив несет структурноеподразделение Аппарата, передающее документы). (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
144. Лицом, ответственным за ведение Архива, предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой.Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежатустранению работниками структурного подразделения Аппарата. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
145. Вместе с делами в Архив передаютсярегистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базыданных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемыхдокументов. (В редакции Указа Губернатора Омскойобласти от 05.05.2017 № 64)
146. В случае изменения структуры Аппарата лицо, ответственное заведение делопроизводства структурного подразделения, в период проведениясоответствующих мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляетдела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и Номенклатуре. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
147. Информация социально-правовогохарактера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копиии архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяютсяпечатью Аппарата. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительнымписьмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспортаили иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или довереннымлицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам
148. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в Правительстве Омской области используется поисковая
система по документам. Поисковая система может создаваться как в
традиционном, так и в электронном виде в СЭДО Правительства Омской
области.
149. В целях учета и поиска документов в СЭДО Правительства Омской области используются следующие обязательные сведения о документах:
- адресант (автор);
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- дата поступления документа;
- регистрационный номер входящего документа;
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа;
- сведения об электронной подписи;
- проверка электронной подписи;
- подразделение - ответственный исполнитель документа;
- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
В СЭДО Правительства Омской области в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:
- ключевые слова;
- содержание;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.).
В СЭДО Правительства Омской области вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
150. Поисковые запросы в электронном виде организуются в СЭДО
Правительства Омской области.
Подраздел 20. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей и штампов в Правительстве Омской области
151. Печати "Губернатор Омской области", "Правительство Омской области" с изображением Государственного герба Российской Федерации учитываются, хранятся и проставляются в управлении Губернатора Омской области по защите государственной тайны.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Омской области хранится у руководителя Аппарата.
Печать "Губернатор Омской области" проставляется на документы с подписью Губернатора Омской области.
Печать "Правительство Омской области" проставляется на документы, подписанные Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области.
Необходимость применения штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Омской области определяет руководитель Аппарата.
(Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
152. Мастичные печати без изображения государственной символикииспользуются в работе структурных подразделений Аппарата для удостоверенияподлинности отдельных видов документов, а также проставляются на копияхдокументов для удостоверения их соответствия подлинникам. (В редакции Указа Губернатора Омской области от05.05.2017 № 64)
Мастичные штампы используются для отметок о получении,
регистрации, прохождении и контроле документов.
Мастичные печати и штампы учитываются в управлении информационно-техническогообеспечения и документооборота в журнале учета печатей и штампов, формакоторого утверждается распоряжением Аппарата. Мастичные печати и штампыхранятся в структурных подразделениях Аппарата. (Вредакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
153. Изготовление печатей и штампов в Правительстве Омской областиосуществляется сектором материального обеспечения Аппарата по заявке,утвержденной руководителем Аппарата, в организациях, имеющих сертификат насоответствующий вид деятельности. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
154. Контроль за применением печатей и штампов, ответственность
за законность использования и надежность хранения возлагаются на
руководителей структурных подразделений Аппарата. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Запрещается передавать печати и штампы посторонним лицам и
выносить их из служебных помещений Правительства Омской области без
разрешения руководителя Аппарата. (В редакции Указа Губернатора Омской
области от 05.05.2017 № 64)
Работник Аппарата, отвечающий за применение печатей и штампов, припрекращении служебного контракта обязан сдать их в сектор материальногообеспечения Аппарата. (В редакции Указа ГубернатораОмской области от 05.05.2017 № 64)
Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах. В случаеутери печати или штампа работник Аппарата, отвечающий за применение печатей иштампов, незамедлительно сообщает об этом непосредственному руководителю. Порезультатам служебной проверки виновное лицо несет ответственность всоответствии с законодательством. (В редакции УказаГубернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Уничтожение печатей и штампов осуществляется путем измельчения и
производится с оформлением акта, составляемого комиссией, состав
которой утверждается правовым актом Аппарата. (В редакции Указа
Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Раздел V. Особенности работы с электронными документами
в Правительстве Омской области
155. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО Правительства Омской области.
156. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Герб Омской области".
В Правительстве Омской области используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
157. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются ЭП должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
158. В СЭДО Правительства Омской области допускается использование иных способов подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
159. Получение и отправка электронных документов осуществляются отделом документооборота.
160. После получения электронных документов, подписанных ЭП должностного лица, отдел документооборота осуществляет проверку действительности ЭП в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
161. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭДО Правительства Омской области.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в графе "Примечание".
162. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Правительства Омской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
163. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Аппарата.
(Раздел дополнен - Указ Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Омской области
ФОРМА БЛАНКА
Губернатора Омской области
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ................... |
| /|\ .Изображение герба. |
| | . Омской области в. |
| 2,3 см | . многоцветном . |
| | . варианте . |
| \|/ ................... |
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
| |
| ————————————————————————————————————————————————————————————— |
| |
| Красный Путь ул., д. 1, Омск, 644002 |
| |
| ____________________ N _____________ |
| |
| на _________________________________ |
| |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
|<——————>. 2,75 - 3,5 см 1,25 - 2,25 см .<——>|
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| |
| |
| |
| |
| |
| ............................................... |
| /|\ |
| 2 - 2,5 см | |
| \|/ |
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Омской области
ФОРМА БЛАНКА
Председателя Правительства Омской области
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ................... |
| /|\ .Изображение герба. |
| | . Омской области в. |
| 2,3 см | . многоцветном . |
| | . варианте . |
| \|/ ................... |
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ПРЕДСЕДАТЕЛЬ |
| ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
| ————————————————————————————————————————————————————————————— |
| |
| Красный Путь ул., д. 1, Омск, 644002 |
| |
| ____________________ N _____________ |
| |
| на _________________________________ |
| |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
|<——————>. 2,75 - 3,5 см 1,25 - 2,25 см .<——>|
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| |
| |
| |
| |
| |
| ............................................... |
| /|\ |
| 2 - 2,5 см | |
| \|/ |
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Омской области
ФОРМА БЛАНКА
первого заместителя Председателя
Правительства Омской области
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ................... |
| /|\ .Изображение герба. |
| | . Омской области в. |
| 2,3 см | . многоцветном . |
| | . варианте . |
| \|/ ................... |
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ |
| ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
| ————————————————————————————————————————————————————————————— |
| |
| Красный Путь ул., д. 1, Омск, 644002 |
| |
| ____________________ N _____________ |
| |
| на _________________________________ |
| |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
|<——————>. 2,75 - 3,5 см 1,25 - 2,25 см .<——>|
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| |
| |
| |
| |
| |
| ............................................... |
| /|\ |
| 2 - 2,5 см | |
| \|/ |
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Омской области
ФОРМА БЛАНКА
заместителя Председателя Правительства Омской области
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ................... |
| /|\ .Изображение герба. |
| | . Омской области в. |
| 2,3 см | . многоцветном . |
| | . варианте . |
| \|/ ................... |
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
| ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ |
| ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ |
| ————————————————————————————————————————————————————————————— |
| |
| Красный Путь ул., д. 1, Омск, 644002 |
| |
| ____________________ N _____________ |
| |
| на _________________________________ |
| |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
|<——————>. 2,75 - 3,5 см 1,25 - 2,25 см .<——>|
| . . |
| . . |
| . . |
| . . |
| |
| |
| |
| |
| |
| ............................................... |
| /|\ |
| 2 - 2,5 см | |
| \|/ |
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Омской области
ФОРМА БЛАНКА
руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Омской области
(В редакции Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 № 64)
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| /|\ |
| 1 см | |
| \|/ |
|