Постановление Главы администрации Омской области от 29.05.1997 № 220-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Указ Губернатора Омской области от 16.03.2010 г. N 18 от 29 мая 1997 года N 220-п г.Омск Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области (В редакции Постановления Главы администрации Омской области от 13.07.2000 г. N 253-п; Указов Губернатора Омской области от 06.10.2005 г. N 125) В целях дальнейшего совершенствования работы с документами ваппарате Администрации области и внедрения основных положенийгосударственной системы документационного обеспечения управления иГОСТа 6.38-90 на организационно-распорядительную документациюПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1997 года Инструкцию поделопроизводству в аппарате Администрации Омской области(прилагается). 2. Управлению делами Администрации области (Айдаков О.Г.)обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппаратеАдминистрации области и контроль за соблюдением требований инструкции. 3. Руководителям комитетов, управлений и отделов Администрацииобласти до 1 августа 1997 года разработать и ввести в действиеинструкции о делопроизводстве в аппаратах комитетов, управлений иотделов. 4. Рекомендовать исполнительным органам районного самоуправленияпри разработке инструкций по делопроизводству в аппарате районныхадминистраций использовать основные положения настоящей Инструкции. 5. Считать утратившей силу Инструкцию о делопроизводстве ваппарате исполкома Омского областного Совета депутатов трудящихся N227 от 25 мая 1976 года. Глава Администрации (Губернатор) области Л.К.Полежаев Утверждена постановлением Главы Администрации (Губернатора) области от 29.05.97 N 220-п ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции Постановления Главы администрации Омской области от 13.07.2000 г. N 253-п; Указов Губернатора Омской области от 06.10.2005 г. N 125) г. Омск, 1997 г. I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы сдокументами, основные правила их подготовки и оформления, призванаобеспечить рациональную организацию делопроизводства в аппаратеАдминистрации Омской области. 1.2. Основные положения Инструкции разработаны в соответствии соследующими нормативно-методическими документами: - "Инструкция по делопроизводству в Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации", М., 1997. - "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах иведомствах Российской Федерации", М., 1994. - "Государственная система документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общие требования к документам ислужбам документационного обеспечения", М., 1991. - "Система организационно-распорядительной документации, ГОСТ6.38-90". 1.3. Установленные настоящей Инструкцией правила веденияделопроизводства распространяются на документы несекретного характера,рассмотрение обращений граждан и подлежат выполнению всеми работникамиаппарата областной Администрации. 1.4. Правила ведения секретного делопроизводства устанавливаютсяспециальной инструкцией. 1.5. Ответственность за организацию и правильное ведениеделопроизводства в аппарате областной Администрации в целомвозлагается на заведующего общим отделом. В каждом структурном подразделении отдела ответственным заделопроизводство является его руководитель. 1.6. Все руководители и исполнители обязаны готовить и оформлятьдокументы в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции,сдавать своевременно все исполненные документы для формирования их вдела. 1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены соструктурой администрации, регламентом работы и Инструкцией о веденииделопроизводства в областной Администрации. 1.8. Работники Администрации области несут ответственность засохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.9. Использование документов в печати допускается только сразрешения руководства Администрации области. II. Подготовка документов 2.1. Документирование управленческой деятельности АдминистрацииОмской области. 2.1.1. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.2. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятсядо сведения управлений, комитетов, отделов Администрации области иподведомственных им организаций, а также до сведения городского ирайонных органов местного самоуправления посредством: - издания постановления или распоряжения Главы Администрации(Губернатора) области, где излагается содержание документавышестоящего органа применительно к деятельности Администрации областии организации ее системы; - издания информационного письма, если распорядительный документвышестоящего органа не требует конкретизации. Постановления,распоряжения и письма, издающиеся на основе документа вышестоящегооргана, должны содержать ссылку на этот документ с указанием егонаименования (Указ Президента Российской Федерации, постановлениеПравительства Российской Федерации и т.д.), его номера, даты изаголовка. 2.1.3. Постановления и распоряжения доводятся до исполнителейпутем рассылки. Рассылка принятых постановлений и распоряжений производится всоответствии с указателем рассылки через канцелярию, в трехдневныйсрок после подписания Главой Администрации (Губернатором) области или,в его отсутствие, первым заместителем Главы Администрации. 2.1.4. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.5. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.6. Некачественно подготовленные проекты постановлений(распоряжений) возвращаются помощниками заместителей ГлавыАдминистрации (Губернатора) области для доработки организации (лицу),представившей проект. 2.1.7. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.8. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.9. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.10. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.1.11. Копии постановлений направляются в Главное Контрольноеуправление Администрации Президента Российской Федерации,Конституционный Суд РФ, Департамент по взаимодействию с регионами РФ,областную прокуратуру, а копии распоряжений - только в Главноеконтрольное управление Президента РФ. 2.1.12. Для оперативной передачи информации применяетсятелефонограмма. В рабочие дни телефонограммы в адрес исполнительныхорганов городского и районного самоуправления, управлений, комитетов,отделов Администрации области принимаются секретарями ихруководителей. Принятая телефонограмма записывается в книгу суказанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера еготелефона, времени приема текста телефонограммы, должности и фамилиипринявшего. 2.1.13. Телеграмма применяется в исключительных случаях, когдатребуется срочное решение того или иного вопроса. 2.1.14. Справки информационного характера составляютсяуправлениями, комитетами, отделами Администрации области длявнутреннего пользования (для заседаний коллегии, информациируководства и т.д.) либо для направления в вышестоящие органы. Справкане содержит выводов и предложений. 2.1.15. В докладной записке излагается состояние какого-либовопроса и делаются выводы и предложения по затронутому вопросу. 2.1.16. Стенограммы и другие документы, связанные с подготовкой ипроведением мероприятий, формируются в дела в подразделенияхАдминистрации области в соответствии с номенклатурой дел. 2.2. Основные требования к оформлению документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдатьтребования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможностьобработки документов с помощью средств вычислительной техники. 2.2.1. Бланки документов. Документы Администрации области оформляются на бланкахустановленного образца форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148). Постановления и распоряжения Главы Администрации (Губернатора)области оформляются на специально разработанных для этих видовдокументов бланках (приложения N 1, 2). Письма оформляются на бланках: - Глава Администрации (Губернатор) Омской области (приложение N9); - Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омскойобласти (приложение N 10); - Администрация Омской области (для заместителей Главы)(приложение N 11); - Управление делами Администрации области (приложение N 12); - Совместный бланк "Законодательное Собрание Омской области,Администрация Омской области" (приложение N 13). Бланки являются отчетными документами. Каждый вид бланков имеетединый порядковый номер. Учет и хранение бланков обеспечиваютсяканцелярией и протокольным сектором, выдаются они по меренеобходимости под личную подпись: - бланки "Глава Администрации (Губернатор) Омской области" -только помощнику Главы администрации (Губернатора) области; - "Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омскойобласти" - помощнику первого заместителя Главы Администрации(Губернатора) области; - "Администрация Омской области" - помощникам заместителей ГлавыАдминистрации (Губернатора) области; - "Постановление", "Распоряжение", "Заключение" ГлавыАдминистрации (Губернатора) области - помощникам заместителей ГлавыАдминистрации (Губернатора) области и управляющего делами; (Дополнен -Постановление Главы администрации Омской области от 13.07.2000 г. N253-п) - "Управление делами Администрации области" - помощникууправляющего делами. При подготовке писем за подписью заместителей Главы Администрации(Губернатора) области управления, комитеты, отделы Администрацииобласти обращаются за бланками к помощникам в соответствии сфункциональным распределением обязанностей между заместителями. Исполнители, получившие бланки у помощников, несутответственность за их сохранность и правильность использования. Сверка бланков проводится в канцелярии ежемесячно, в протокольномсекторе - ежеквартально. Испорченные бланки писем сдаются вканцелярию, постановления и распоряжения - в протокольный сектор, азатем погашаются и уничтожаются по акту. При переписке внутри аппарата Администрации области бланк неиспользуется. Не разрешается изготовление бланков документов на компьютерах икопировально-множительных аппаратах. Председатели комитетов и комиссий, входящих в структуру аппаратаАдминистрации области, при переписке используют свои бланки(приложения N 14-22). 2.2.2. Текст документа, заголовок к тексту. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным,обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметьзаголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.Печатается от левой границы текстового поля документа с прописнойбуквы. Точка в конце заголовка не ставится. Формулируется он составителем документа. Если в документерассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируетсяобобщенно. Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" и начинаться спредлога "о" ("об"). Например: "О выделении...", "Об отмене...", "Обизменении... ". Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), тоего допускается печатать во всю ширину листа до границы правого полядокумента. 2.2.3. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения илисоставления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: 20марта 1997 года) либо цифровым способом, тремя парами арабских цифр,разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год(например: 12.03.97). Словесно-цифровой способ применяется в текстахдокументов, при датировании правовых актов, записок, справок,финансовых и других служебных документов. Цифровой способ датированияиспользуется при оформлении резолюций, виз, проставлении отметок обисполнении документов и в иных случаях. Если число месяца или порядковый номер месяца в году являетсяоднозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например: 01.04.97.Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются(резолюции, визы, отметки о регистрации и т.д.) 2.2.4. Подпись документа. Подпись документа является обязательным реквизитом любогоподлинного документа, в том числе и документа, являющегосяприложением. Подписание документов производится в соответствии сраспределением обязанностей между руководителями Администрацииобласти. В подпись включается: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка личной подписи. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся передфамилией. Протоколы, финансовые и некоторые планово-отчетные документыимеют две подписи. Внутренние документы информационно-справочного и аналитическогосодержания подписываются исполнителями. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные иисполнительные органы власти и управления, подписываются ГлавойАдминистрации (Губернатором) области либо его заместителями, илиуправляющим делами. Документы, направляемые другим организациям, подписывают ГлаваАдминистрации (Губернатор) области, его заместители, председателикомитетов, заведующие отделами Администрации области. Письма на бланках "Глава Администрации (Губернатор) области"подписываются только Главой Администрации (Губернатором) области. Письма на бланках "Первый заместитель Главы Администрации(Губернатора) области" подписываются первым заместителем ГлавыАдминистрации (Губернатора) области. Письма на бланках "Администрация области" подписываютсязаместителями Главы Администрации (Губернатора) области. Письма на бланках "Законодательное Собрание и Администрацияобласти" подписываются соответственно руководством исполнительной изаконодательной власти. Письма на бланках "Управляющий делами" подписываются управляющимделами Администрации области либо его заместителями. Если должностное лицо, подпись которого указана в проектедокумента, отсутствует, то документ должен подписываться лицом,исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимоуказывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и егофамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом).Не допускается подписывать документы с предлогом "за" илипроставлением косой черты перед наименованием должности. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должностилиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии(председатель комиссии, члены комиссии). При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности (если письмо отпечатано не набланке, то подписи заверяются печатями). Служебные удостоверения руководителям, назначаемым на должностьраспоряжением Главы Администрации (Губернатора) области, подписываетГлава Администрации (Губернатор) области, удостоверения ответственнымсотрудникам аппарата Администрации области, принимаемым на работуприказом управляющего делами, подписывает управляющий деламиАдминистрации области. Выдача удостоверений производится отделомправительственной связи (спецчасть). Удостоверения техническим сотрудникам аппарата, временныепропуска в Администрацию области подписываются и выдаются заведующимобщим отделом Администрации области. 2.2.5. Визирование документа. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы,фамилия), дату визирования. При необходимости указывается должностьвизирующего. Виза проставляется на последнем листе второго экземплярадокумента ниже подписи. Визы лиц, подготовивших документ,проставляются слева, визы лиц, согласовывающих документ, - справа. 2.2.6. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) 2.2.7. Адресование документа. Документ адресуют в организации, их структурные подразделения иликонкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурноеподразделение без указания должностного лица их наименования пишут вименительном падеже. Например: Управление Администрации Президент Российской Федерации по работе с территориями Отдел по вопросам субъектов Федерации При направлении документа должностному лицу название организацииуказывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата -дательном. Например: Министерство обороны Российской Федерации Заместителю министра Петрову А.И. При адресовании документа руководителю организации наименованиеее входит в состав наименования должности адресата. Например: Начальнику Омского отделения Западно-Сибирской железной дороги Иванову И.И. При адресовании документа в несколько однородных организаций ихназвания следует указывать обобщенно. Например: Главам районного самоуправления В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, азатем фамилия и инициалы имени, отчества адресата. В адресной части письма, телеграммы моют быть указано не болеечетырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен бытьоформлен на бланке и подписан. При направлении документа более чем вчетыре адреса составляется указатель рассылки, который подписываетсяисполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только одинадрес. 2.2.8. Оформление приложений к документу. Приложения оформляются в соответствии с требованиями настоящейинструкции к подготовке и оформлению документов. Если основной документ имеет несколько приложений, онинумеруются. В правом верхнем углу первого листа приложения пишетсяслово ПРИЛОЖЕНИЕ, указывается (если это необходимо) его номер, а такженазвание, номер и дата документа, к которому дается приложение. Например: Приложение 1 к постановлению Главы Администрации (Губернатора) области от 20.03.97 N 120-п В тексте основного документа делается ссылка на приложение("согласно приложению", "приложениям"). Несколько приложений нумеруется арабскими цифрами, перед которымипроставляется знак N. При подготовке писем слово "Приложение" печатается с краснойстроки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка онем после текста до подписи дается по форме: Приложение: на 10 л. в 2 экз. Приложения, не названные в тексте, нумеруются арабскими цифрами,перечисляются с указанием их наименования, количества листов иэкземпляров каждого. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают,например: Приложение: брошюра в 2 экз. 2.2.9. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнениюи имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываетсяисполнитель, подпись автора резолюции, дата. 2.2.10. Оттиски печатей на документах. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особогоудостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии илиудостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственногодолжностного лица оттиск печати является дополнительной гарантиейподлинности документа. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены частьнаименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личнойподписи. В делопроизводстве Администрации области применяется несколькопечатей - круглая гербовая печать Главы Администрации (Губернатора)области, круглая гербовая печать Администрации области, печатьуправления делами, печать общего отдела управления делами, печати иштампы протокольного сектора, сектора кадров, канцелярии, отдела пообращению граждан, а также факсимиле Главы Администрации (Губернатора)области, его первого заместителя и управляющего делами. Круглая печать Главы Администрации области с изображениемГосударственного Герба Российской Федерации (гербовая печать)проставляется в отделе правительственной связи (спецчасть) только надокументы с подписью Главы Администрации (Губернатора) области. Круглая печать Администрации Омской области с изображениемГосударственного герба Российской Федерации (гербовая печать)проставляется только в отделе правительственной связи (спецчасть) надокументы с подписью Главы Администрации (Губернатора) области или егозаместителей. Круглая гербовая печать Администрации области проставляется надокументах, подтверждающих права юридических и физических лиц, надокументах о расходовании денежных средств и материальных ценностей,на выборных документах, на договорах, на командировочныхудостоверениях Главы Администрации (Губернатора) области и егозаместителей. Круглая печать управления делами Администрации областипроставляется в бухгалтерии на документах с подписью управляющегоделами либо, в его отсутствие, на документах с подписью егозаместителей. Такими документами могут быть договора с юридическимилицами, контракты с физическими лицами, копии архивных документов(кроме подтверждающих стаж работы), командировочные удостоверенияработников аппарата, заявки, наряды, акты, другие бухгалтерскиедокументы. Печать сектора кадров проставляется на справках с места работы,доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книжках и навыписках из них, на копиях документов об образовании, на другихподтверждающих документах. Печать канцелярии проставляется на командировочныхудостоверениях. 2.3. Порядок оформления протоколов заседаний коллегии. 2.3.1. Протокол заседания коллегии оформляется на специальномбланке (приложение N 3) и нумеруется арабскими цифрами в пределаходного календарного года. Заседания коллегии протоколируются и стенографируются. Стенограмма подписывается управляющим делами Администрацииобласти. Протокол заседания коллегии содержит следующие реквизиты:наименование документа, порядковый номер, дату и место проведениязаседания, фамилии и инициалы имени и отчества председателя исекретаря заседания, перечень членов коллегии, присутствующих назаседании, повестку дня с указанием фамилий, инициалов имени иотчества и должностных лиц, выступивших с докладами и содокладами,фамилии выступивших в прениях, результат обсуждения каждого вопроса,подписи. 2.3.2. Основной текст протокола делится на разделы в соответствиис пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскимицифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: слушали выступили решили В позиции "слушали" указываются наименование рассматриваемоговопроса, фамилии докладчика и содокладчика. В позиции "выступили" указываются фамилии выступивших по данномупункту повестки дня. В позиции "решили" пишется, например: "принять проектпостановления без изменений", "принять проект постановления с учетомвысказанных замечаний и предложений". К протоколу заседания коллегии прилагаются: - оформленная соответствующим образом стенограмма; - листок ознакомления работников аппарата Администрации области спроектами постановлений, принимаемых на заседании коллегии. Протоколы заседаний коллегии при Главе Администрации(Губернаторе) области подписываются Главой Администрации(Губернатором) области и управляющим делами Администрации области илиисполняющими их обязанности. 2.4. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г.N 82) 2.5. Подготовка и оформление приказов управляющего деламиАдминистрации области. 2.5.1. Назначение, перемещение и освобождение от занимаемойдолжности специалистов и служащих аппарата Администрации областиоформляется приказом управляющего делами. 2.5.2. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся секторомкадров, по общим вопросам, в отдельных случаях по поручениюуправляющего делами Администрации области, ответственными работникамиаппарата управления делами Администрации области. Проекты приказов согласовываются с заинтересованными лицами ипередаются на подпись управляющего делами. 2.5.3. Приказ оформляется на специальном бланке управления деламиАдминистрации области (приложение N 23) и подписывается управляющимделами, а в его отсутствие, его заместителем. 2.5.4. Текст приказа должен отвечать требованиям настоящейинструкции к тексту распорядительных документов. В вводной частитекста приказа излагаются факты или называется документ, послужившийоснованием к изданию приказа. Распорядительная часть приказа делитсяна пункты. Каждый пункт содержит указание на предписываемое действие,конкретного исполнителя и срок исполнения. Последний пункт приказаназывает подразделение или лицо, на которое возлагается контроль заисполнением приказа. 2.5.5. Приказы о приеме, перемещении, увольнении, командировкахсотрудников аппарата Администрации области подлежат рассылке в секторкадров, комитет по безопасности, отдел правительственной связи, секторобслуживания и обеспечения, в бухгалтерию и канцелярию, Приказы общегозначения, касающиеся аппарата структурных подразделений Администрацииобласти (соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и т.п.)рассылаются во все структурные подразделения. В некоторых случаях сотрудники аппарата знакомятся с содержаниемприказа лично под роспись по указанию управляющего деламиАдминистрации области. 2.5.6. Выдача копий приказов производится работникам аппарата поразрешению управляющего делами, в другие органы - по официальномузапросу. Копии приказов заверяются круглой печатью сектора кадров. 2.6. Организация машинописных и копировально-множительных работ. 2.6.1. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны бытьоформлены с учетом требований настоящей Инструкции, тщательноотредактированы и написаны только фиолетовыми, синими или чернымичернилами, шариковыми ручками с пастой аналогичных цветов. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следуетобратить на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, наименований учреждений и организаций и географическихназваний, применять только общепринятые сокращения слов. Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большимколичеством исправлений, исполненные карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются. 2.6.2. Правила печатания отдельных реквизитов определяютсяследующими документами: - Основные положения. Общие требования к документам и службамдокументационного обеспечения", М., 1991. - "Система организационно-распорядительной документации". ГОСТ6.38-90. 2.6.3. Документы, подлежащие размножению на множительныхаппаратах, должны быть тщательно подготовлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции. Оригинал должен быть отпечатан на белой бумаге четким чернымшрифтом. Необходимость копирования и размножения документов определяютруководители структурных подразделений, которые несут ответственностьза содержание и качество документов. Материалы для печатания и размножения принимаются машинописнымбюро, участком по размножению документов только с разрешениязаведующего общим отделом, на основании заявки (приложение N 24). 3. Организация документооборота. Движение документов в Администрации области с момента ихполучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи вдело образует документооборот. Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленнорегулироваться. 3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающейкорреспонденции производится в канцелярии. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни, принимается дежурным сотрудником поАдминистрации области. При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса,целостность пакета или упаковки, при вскрытии пакета - наличие в немдокументов, включая приложения, соответствие номера документа номеру,указанному на пакете. При отсутствии или недостаче документов иприложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причинывозврата. Ошибочно доставленная в Администрацию областикорреспонденция пересылается по назначению или возвращаетсяотправителю. Пакеты с пометкой "ЛИЧНО" не вскрываются и передаются поназначению. Конверты от поступающей корреспонденции уничтожаются, кромеслучаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя,дату отправки и получения документа. Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к исковымзаявлениям и жалобам, ответам на жалобы и др. документам, связанным срассмотрением дел в судах и арбитражных судах, а также к решениям,определениям и постановлениям судов. Поступившие документы распределяются на регистрируемые инерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, из числапоступающих в Администрацию области, приведен в приложении N 25. Распределение входящей корреспонденции осуществляется канцеляриейв соответствии с распределением обязанностей между ГлавойАдминистрации (Губернатором) области, его заместителями и управляющимделами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам веденияподразделений. Обращения граждан передаются в отдел по работе с обращениямиграждан. Нормативно-правовые акты Российской Федерации, Федеральныезаконы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, указы ираспоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения ПравительстваРФ направляются в юридический комитет. Судебные повестки, касающиеся восстановления правреабилитированных жертв политических репрессий, принимаются ирегистрируются в комиссии по реабилитации, остальные судебные повесткив юридическом комитете. Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются вотделе правительственной связи. Документы из Законодательного Собрания Омской области принимаютсяс сопроводительными письмами и регистрируются в отдельном журнале. Всезарегистрированные документы направляются на рассмотрение первомузаместителю Главы Администрации (Губернатора области. Законы Омскойобласти, поступившие на подпись Главе Администрации (Губернатору)области, безотлагательно регистрируется и передаются первоначальноуправляющему делами Администрации области. Дальнейшее рассмотрение иисполнение корреспонденции из Законодательного Собрания областиосуществляется в общем порядке исполнения документов. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками,характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. Зарегистрированные документы, а также нерегистрируемые документыпередаются через помощников по назначению, как правило, в день ихпоступления. Документы, поступившие непосредственно работникам Администрацииобласти, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию вканцелярию. Все документы, в том числе рассмотренные Главой Администрации(Губернатором) области и его заместителями, направляются дляисполнения в подразделения только через канцелярию, где производитсяпереотметка документов. Все отметки о дальнейшем прохождении иисполнении документов фиксируются в контрольных карточках или журнале. Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углупервой страницы делается отметка "подлежит возврату". Ответственность за делопроизводство в подразделенияхАдминистрации области возлагается на лиц, специально закрепленныхруководителями данных подразделений. Прием и учет, поступивших вподразделение документов, ведется в журналах установленной формы. Руководители подразделений организуют исполнение поступивших кним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции. Еслив резолюции указано несколько исполнителей, то документы передаются импоочередно или одновременно в копиях. Ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым,направляется подлинник документа с оригиналом поручения. Копиидокументов объемом свыше пяти страниц готовят помощники руководителейАдминистрации области. Документ списывает в дело должностное лицо,давшее поручение. 3.2. Порядок прохождения исходящих документов. Порядок прохождения исходящих документов заключается всоставлении (проекта) документа, его согласовании, визировании,подписании (утверждении), регистрации и отправке. Подготовленные проекты документов передаются для печатания вмашбюро. Документы небольшого объема печатаются в приемныхруководителей Администрации области. Отпечатанные и отредактированные документы подлежат согласованиюс заинтересованными лицами либо передаются на подпись вместе сматериалами, на основании которых они готовились. При передачедокумента на подпись исполнитель обязан проверить правильностьоформления документа. Письма Администрации области составляются в трех экземплярах(первый на бланке отправляется адресату, копия с визами остается вканцелярии, третья копия передается исполнителю). Виза исполнителяпроставляется на копии в левом нижнем углу лицевой стороны последнеголиста. Фамилия исполнителя, номер его телефона проставляются налицевой или оборотной стороне первого листа в левом нижнем углудокумента. Номер письма и дата проставляется в канцелярии после егоподписания. В документе - ответе указывается номер и дата документа,на который дается ответ. Снятие копий документов в связи со служебной необходимостью, втом числе и работникам других организаций, допускается только сразрешения управляющего делами или заведующего общим отделом. Документы, предназначенные для отправки, принимаются канцеляриейполностью оформленными. Неправильно оформленные документы возвращаютсяисполнителю на доработку. На исходящие письма в канцелярии заполняются карточки (приложениеN 26). Переданные исполнителями в канцелярию документы должны бытьотправлены в тот же день. При отправлении корреспонденции составляетсяреестр. Телеграммы печатаются согласно установленной форме (приложение N27). Текст телеграммы излагается кратко без переноса слов, абзацев,исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, гдеуказывается должность, инициал имени и фамилия должностного лица,подписавшего телеграмму. Исходящий номер на телеграмму проставляется вканцелярии. 3.3. Организация доставки документов. Корреспонденция, поступившая в канцелярию, (регистрируется) ираскладывается в именные папки Главы Администрации (Губернатора)области, его заместителей, управляющего делами, председателейкомитетов, заведующих отделами аппарата Администрации области. Помощникам Главы Администрации (Губернатора) области, егозаместителей, управляющего делами, а также закрепленным сотрудникамкомитетов и отделов необходимо, не реже двух раз в день, изымать изсвоей папки всю поступившую корреспонденцию. Сотрудники, получившиекорреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за еесохранность. 3.4. Порядок приема и передачи документов. Прием и передача документов на всех этапах прохождения в аппаратеАдминистрации области осуществляется без расписок, но с обязательнойотметкой в карточке или журнале. Любая передача документов из одного вдругое структурное подразделение производится через канцелярию. 3.5. Учет объема проходящих документов. Количественному учету в Администрации области подлежат всевходящие, исходящие и внутренние документы, а также обращения граждан. В канцелярии при приеме или отправке производится учет объемавходящих и исходящих документов. Учет количества постановлений ираспоряжений осуществляется в протокольном секторе. 4. Регистрация документов и система поиска. 4.1. Порядок регистрации документов. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступлениядокумента путем проставления на нем индекса с последующей записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях. Документы регистрируются ворганизации только один раз: входящие и исходящие - в день полученияили отправки - в канцелярии, постановления, распоряжения в деньподписания или утверждения - в протокольном секторе. На документах,поступивших в канцелярию, на лицевой стороне первой страницы в правомнижнем углу ставится штамп регистрации, включающий в себя дату ииндекс документа. Заводится карточка. Данные о документе вносятся вперсональный компьютер в систему "Делопроизводство". Карточки входящей корреспонденции (приложение N 28)распечатываются в трех экземплярах, одна из которых вместе сдокументами передается по назначению, другая остается в картотекеканцелярии и последняя поступает в картотеку поиска. Для канцеляриирезолюция является основанием для постановки документа на контроль. Копия экземпляра карточки, содержащей резолюцию ГлавыАдминистрации (Губернатора) области или его заместителей, передаетсяпомощнику для контроля по срокам исполнения. Зарегистрированные документы передаются из одного подразделения вдругое через канцелярию с переотметкой в карточках или журнале,внутренняя переписка регистрируется в канцелярии. 4.2. Порядок заполнения регистрационных карточек. В графе "входящий документ" указывается порядковый номер,присвоенный документу канцелярией, затем указывается дата получениядокумента канцелярией Администрации области и дата отправлениядокумента адресатом. В графе "номер поступившего документа" указывается номер,присвоенный документу отправителем. В графе "корреспондент" пишется фамилия и инициалыкорреспондента, подписавшего документ. В графе "откуда поступил" указывается код организации вкомпьютерной системе делопроизводства и полное ее наименование. В графе "тема" указывается код темы в компьютерной системеделопроизводства и ее название. В графе "содержание" пишется заголовокили краткое содержание поступившего документа. Резолюция полностью переносится на карточку. Указывается автор идата резолюции. Канцелярия делает в карточке отметку об отправлении(кому направлен документ и дата отправления). Запись об исполнении документа состоит из отметки о решениивопроса по существу, даты, номера дела по номенклатуре. На лицевой стороне вверху карточки, над датой получениядокумента, пишется информация о поступившем ответе, дата и номерответного документа. Запись производится канцелярией. Карточкаиспользуется для записей, отражающих движение документов. 4.3. Справочный аппарат. Справочный аппарат к документам Администрации области составляюткартотеки. В юридическом комитете ведется справочная кодификационнаякартотека. Всем поступившим в комитет законам, указам ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлениям Правительства РоссийскойФедерации присваиваются определенные коды, что упрощает систему ихпоиска. Кроме картотеки, в юридическом комитете ведется компьютерная базаданных федеральных, региональных, ведомственных документов. В канцелярии ведутся справочная и контрольная картотеки напереписку, в протокольной части ведется справочная картотека напостановления и распоряжения на основе принятых документов. Карточки в справочной картотеке канцелярии систематизируются поназваниям организаций, направляющих документы. Карточки в канцеляриихранятся в течение двух лет, затем передаются на хранение в архивАдминистрации области. В справочной картотеке протокольного сектора карточкирасполагаются по порядковым номерам, присвоенным постановлениям ираспоряжениям, начиная с начала календарного года. Для справочнойкартотеки печатается одна карточка. Карточки справочной картотеки хранятся в протокольном секторе втечение двух лет, а затем, после передачи постановлений и распоряженийв архив Администрации области, карточки уничтожаются. 4.4. Индексация документов. Протоколы заседаний коллегий при Главе Администрации областинумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Приказы управляющего делами Администрации области получаютрегистрационный номер для данного вида документа в пределахкалендарного года. Индекс входящих, исходящих документов, как правило, состоит изиндекса дела по номенклатуре, номера структурного подразделения ипорядкового номера документа. При индексации нескольких экземпляров одного документа всемэкземплярам присваивается единый индекс, независимо от временирассылки. 5. Организация контроля за исполнением документов. 5.1. Основные требования. 5.1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целяхобеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решениявопросов, затронутых в служебных документах. 5.1.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все требующиеответа документы. 5.1.3. Ответственными за качественное и своевременное исполнениедокументов являются руководители Администрации области. Непосредственно и по существу вопроса контроль осуществляютпомощники руководителей Администрации области, советники,консультанты, иные должностные лица, на кого руководствомАдминистрации области возложено исполнение. Они же осуществляютконтроль за сроками исполнения документов. 5.1.4. Ответственным исполнителем считается лицо или учреждение,названное в резолюции руководителей Администрации области первым. Емупредоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степениответственны за качественное, своевременное исполнение документа иобязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представитьвсе необходимые материалы и сведения. 5.1.5. При увольнении, уходе в отпуск или убытии в командировкуисполнитель обязан передать неисполненные документы лицу,определенному руководством Администрации области. Не сданныеисполнителем документы считается неисполненными. 5.1.6. На контроль берутся: - поручения и указания в адрес Администрации области,содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях и другихдокументах вышестоящих органов власти и управления; Абзац. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003г. N 82) - поручения и задания комитетам, отделам и управлениямАдминистрации области; - письма депутатов; - требующие ответа документы как вышестоящих органов власти иуправления, так и комитетов, отделов и управлений Администрацииобласти, предприятий и организаций; - предложения, заявления, жалобы граждан. 5.1.7. По указанию руководства Администрации области на контрольможет быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а такжепоручения руководства Администрации области, данные в устной форме. 5.2. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 06.10.2005 г.N 125) 5.2.1. Делопроизводственный учет находящихся на контроленормативно-распорядительных документов вышестоящих органов власти иуправления, постановлений и распоряжений Главы Администрации(Губернатора) области осуществляет сектор контроля Администрацииобласти с использованием автоматизированной системы контроляисполнительной документации, в которой создается картотека текущей иархивной документации. 5.2.2. Для осуществления контроля по существу затронутых вдокументе вопросов помощники руководителей Администрации области,советники, консультанты, иные должностные лица ведут контрольные дела,которые могут быть заведены как на контролируемый документ в целом,так и на отдельные его пункты. В контрольном деле должны находитьсякопии контролируемого документа, справки, объяснительные и докладныезаписки, отчеты, протоколы совещаний и другие документы, создающиеся входе исполнения документа. Помощники руководителей Администрацииобласти, иные должностные лица, контролирующие ход выполнениядокумента, заносят в контрольное дело все отметки о ходе исполнения,об изменении сроков задания. 5.3. Сроки исполнения. 5.3.1. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 06.10.2005г. N 125) 5.3.2. Один раз в два месяца канцелярия составляет дляруководства Администрации области сводку о количестве неисполненныхдокументов, сроках их исполнения по структурным подразделениям. 5.3.3. Помощники руководителей Администрации областипросматривают контрольные карточки, полученные из канцелярии свнесенными изменениями о ходе выполнения документов. Исполненный документ вместе с соответствующими к нему материаламис отметкой "В дело" направляется в канцелярию. Если документ не исполнен, то помощник руководителя Администрацииобласти за 3-5 дней до истечения срока исполнения напоминает об этомкуратору, ответственному за выполнение данного документа, илинепосредственному исполнителю. 5.3.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дняхс момента поступления их в канцелярию Администрации области. 5.3.5. Исполнителю документы передаются, как правило, в день ихрассмотрения руководством Администрации области. 5.3.6. Документ должен быть исполнен к сроку, указанному в текстедокумента или резолюции руководителя Администрации области. Если срокисполнения не указан ни в тексте, ни в резолюции, документ исполняетсяв сроки, указанные в приложении N 29. 5.3.7. Изменение срока исполнения документа или поручениясогласовывается с лицом или организацией, установившими этот срок. 5.3.8. Если документ или поручение не могут быть исполнены вустановленный срок, то исполнитель обязан не менее чем за 2-3 дня доистечения срока согласовать его продление с руководителем,установившим срок или давшим поручение. Измененный срок исполненияпоручения вносится в базу данных. 5.4. Порядок снятия с контроля документов. 5.4.1. Документ считается исполненным и может быть снят сконтроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы изадачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица. Абзац. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 06.10.2005г. N 125) Абзац. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 06.10.2005г. N 125) Абзац. (Исключен - Указ Губернатора Омской области от 06.10.2005г. N 125) Основанием для снятия с контроля является наличие подготовленногок отправке ответного документа. Основанием для снятия с контроля внутреннего документа илипоручения является наличие соответствующих материалов (планы, сводки,информации, проект распоряжения и т.п.). Если не предполагается подготовка ответного письма или другоговида документа, то отметка об исполнении и снятии с контроля надокументе должна содержать краткое изложение решения поставленного вдокументе вопроса. 5.4.4. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку обисполнении, которая переносится с документа в контрольную карточку.Контрольная карточка с отметкой об исполнении переносится в разделархивной картотеки на исполненные документы. 6. Организация работы с обращениями граждан в Администрацииобласти. 6.1. В Администрации области организация централизованного учетаи обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устныхпредложений, заявлений и жалоб (далее - обращений) гражданосуществляется отделом по работе с обращениями граждан. 6.2. Письма (телеграммы) граждан, адресованные ГлавеАдминистрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющемуделами, а также переданные с личного приема (кроме имеющих пометку"Лично") вскрываются, прочитываются, аннотируются, проверяются наповтор. Конверты от писем граждан, сохраняются и прикладываются кобращениям. Делается отметка о количестве вложенных листов. На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) в правомнижнем углу проставляется штамп с указанием даты его поступления ирегистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилиизаявителя и порядкового номера в течение календарного года (напримерД-401). В случае повторного обращения автора по одному и тому же вопросув текущем году, присваивается первоначальный номер текущего года(например Д-401 (п) 97 г.), если были обращения в прошлые годы, топрисваивается очередной номер текущего (например Д-402 (п) 96 г.;Д-402 (п) 95 г. - индекс (п) означает повтор). 6.3. Регистрация обращений осуществляется в отделе по работе собращениями граждан в автоматизированной системе "АСКОГ" путемзаполнения регистрационно-контрольной карточки с указаниемрегистрационного номера, даты поступления, фамилии и инициаловзаявителя, его категории (инвалид, мать-одиночка, вынужденныйпереселенец и т.д.), названия коллектива, общественного объединения,адреса, тематики, типа и характера обращения, аннотации и в дальнейшем- результатов рассмотрения. Одновременно оформляется алфавитнаякарточка для справочной картотеки, карточка для поручений (приложениеN 30), контрольное дело. 6.4. Зарегистрированная корреспонденция в зависимости от еесодержания направляется по принадлежности в приемные ГлавыАдминистрации (Губернатора) области, его заместителей, управляющегоделами, для рассмотрения или подготовки поручений исполнителям, в чьейкомпетенции находится разрешение поставленных вопросов. Копияпоручения оставляется в деле. В поручении обязательно указываетсянаименование организации, фамилия и инициалы исполнителя,оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости иАдминистрации области. В таком случае в правом верхнем углу первоголиста письма ставится штампы "Контроль" и "Подлежит возврату вАдминистрацию области". При направлении обращения в другие органы для принятия мерзаявителю об этом сообщается письменно (приложение N 31). Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям идолжностным лицам, действия которых обжалуются. Если поручение по обращению дано нескольким должностным лицам илиподразделениям, то работу по его рассмотрению координирует должностноелицо или подразделение, указанное в резолюции первым. Не разрешается передавать письма из одного структурногоподразделения в другое, минуя отдел по работе с обращениями граждан. 6.5. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца(если не указан срок в карточке поручения) со дня регистрации в отделепо работе с обращениями граждан, не требующие дополнительного изученияи проверки - безотлагательно, не более 15 дней. Решения по обращениям граждан, исполнение которых невозможно вустановленные законом сроки, ставятся руководителями администрации,давшими поручение, на дополнительный контроль, но не более чем намесяц, с уведомлением заявителя. В случае необходимости, указанный срок может быть продлен доокончательного решения вопроса при наличии письменного обоснования. 6.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявителямдан ответ в письменной или устной форме. В ответах в вышестоящиеорганы указывается кем, когда и в какой форме извещен заявитель. Документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, а такжеответы, списанные в "Дело" руководителями Администрации области,давшими поручения, направляются в отдел по работе с обращениямиграждан для корректировки базы данных автоматизированной системы иоформления дел в текущий архив. 6.7. Контроль за своевременным, объективным и полнымрассмотрением обращений граждан, направленных исполнителям,осуществляют помощники руководителей Администрации области, давшихпоручения. 6.8. Прием посетителей и запись их на личный прием к ГлавеАдминистрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющемуделами осуществляют работники отдела по работе с обращениями гражданежедневно, кроме выходных дней, согласно утвержденному графику. Порядок учета и работы с устными предложениями, заявлениями ижалобами граждан ведется аналогично письменным. 6.9. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ иобобщение характера поступающей корреспонденции, систематическиготовит данные о сроках их рассмотрения, а также представляетсправочно-информационный материал по законченным делопроизводствомобращениям граждан. 6.10. Запрещается использование и распространение сведений очастной жизни лица, ставших известными в связи с рассмотрениемобращения, без его согласия. 6.11. Обращения граждан и ответы на них хранятся в текущем архивеотдела по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего,по заключению экспертной комиссии Администрации области, уничтожаются.Справки, статистический отчет подлежат постоянному хранению. 7. Составление номенклатуры и формирование дел. 7.1. Составление номенклатуры дел. 7.1.1. Номенклатуры дел управления делами, комитетов и отделовАдминистрации области, архивной и профсоюзной работы сводятся в единую(сводную) номенклатуру дел Администрации Омской области. В своднуюноменклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся вдеятельности этих организаций. 7.1.2. Организационно-методическое руководство разработкойсводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел Администрацииобласти, методическую и практическую помощь - архивное управлениеАдминистрации области. 7.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделенияаппарата разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство вданном структурном подразделении, согласовывается с архивариусомАдминистрации области и утверждается руководителем подразделения. 7.1.4. Сводная номенклатура дел составляется один раз в пять лет,согласовывается с архивным управлением, утверждается управляющимделами Администрации области. 7.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с "Перечнемтиповых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов,министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, суказанием сроков хранения" (М. 1989 г), штатным расписаниемАдминистрации области и оформляется согласно ГОСТУ 6.38-90 (приложениеN 32). Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Индекспроставляется по правилам регистрации внутренних документов (см.раздел 4 настоящей Инструкции). Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строгоопределенный индекс, состоящий из обозначения структурногоподразделения и порядкового номера в его пределах. Наименование дел в пределах структурного подразделениярасполагается по степени их значимости. 7.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лети подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренныхизменений функций и организационной структуры Администрации области.Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждогогода уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. 7.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точноопределять вид документа и вопросы деятельности структурныхподразделений аппарата Администрации области, а также давать сведенияоб авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности иликопийности документов дела. 7.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервныеномера для внесения возникающих в течение года дел. 7.2. Формирование дел. 7.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии сноменклатурой дел. 7.2.2. Формирование дел в аппарате Администрации областиосуществляют следующие структурные подразделения: - юридический комитет (законы Российской Федерации, указы ираспоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ,постановления и распоряжения Председателя Государственной Думы ФС РФ,распоряжения Администрации Президента РФ и аппарата Правительства,выписки из протоколов заседаний Государственной Думы и СоветаФедерации ФС РФ и т.д.); - канцелярия - все входящие и исходящие документы, их картотека(переписка с правительственными органами, министерствами комитетами,управлениями и отделами Администрации области, органами местногосамоуправления, областными учреждениями, организациями ипредприятиями); - протокольный сектор (протоколы заседаний коллегий при ГлавеАдминистрации области, постановления и распоряжения); - отдел по работе с обращениями граждан (предложения, заявления,жалобы и переписка по ним); - другие структурные подразделения Администрации областиформируют в дела планы работы, сводные ежегодные отчеты, аналитическиеобзоры, документы по работе постоянных комиссий, договора, соглашения,контракты, протоколы о намерениях, справки, информации о проведениисеминаров, праздничных мероприятий, документы по курируемым районамобласти. 7.2.3. Формирование в дела подлежат только исполненные документыодного календарного года, кроме переходящих дел (личные делаработников аппарата Администрации области, руководящих работниковкомитетов, управлений и отделов). 7.2.4. Включаемые в дела документы должны быть оформлены встрогом соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Не допускается включать в дела черновики, размноженные копиидокументов, а также подлежащие возврату документы. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются вотдельные дела. В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30-40мм толщины). 7.2.5. Приказы управляющего делами с относящимися к нимприложениями формируются в дело по хронологии и в пределах одногокалендарного года. 7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по нимформируются в дела за период календарного года по порядковым номерам. 7.2.7. Переписка систематизируется в хронологическойпоследовательности, документ - ответ помещается за документом -запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами,отделами Администрации области, органами местного самоуправленияформируется по основным вопросам деятельности в пределах одногокалендарного года. 8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. 8.1. Подготовка документов к последующему хранению ииспользованию включает экспертизу научной и практической ценностидокументов, оформление дел, описание дел на обложках, обеспечениесохранности документов, передачу дел в архив Администрации области. 8.2. Экспертиза научной и практической ценности документов. 8.2.1. Экспертиза ценности документов - это определениеполитического, народнохозяйственного, социально-культурного значениядокументов в целях их отбора на хранение и установления сроков иххранения. 8.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постояннодействующей экспертной комиссией (ЭК) Администрации области.Экспертная комиссия назначается приказом управляющего деламиАдминистрации области в составе пяти человек и возглавляетсязаведующим общим отделом Администрации области. Обязательно наличие всоставе комиссии архивариуса и представителя государственного архиваобласти. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по меренеобходимости. Экспертная комиссия выполняет следующие задачи: - рассматривает проекты номенклатур дел Администрации области иструктурных подразделений; - организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и куничтожению; - рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на делапо личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет),выносит решение о представлении их на утверждениеэкспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управленияАдминистрации области; - рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов,не подлежащих дальнейшему хранению. 8.2.3. Непосредственный отбор дел на постоянное и временноехранение, выделение к уничтожению документов с истекшими срокамихранения проводят сотрудники структурных подразделений Администрацииобласти, ответственные за делопроизводство. Результаты этой работыпроверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии. 8.2.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом(приложение N 33). Акты рассматриваются на заседании экспертнойкомиссии, подписываются председателем и членами комиссии иутверждаются руководством Администрации области. Уничтожение включенных в акт документов производится после того,как описи на дела постоянного хранения за соответствующий периодвремени утверждены ЭПК архивного управления Администрации области. 8.3. Оформление дел. 8.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описаниюдела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлениюзаверительной надписи. 8.3.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет)должны быть подшиты в твердую обложку (приложение N 34), листы в нихнумеруются. К этим делам составляется внутренняя опись (приложение N35), которая помещается в начале дела. Листы внутренней описинумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительнойнадписи после общего количества листов дела через знак + (плюс). Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу оформляется следующим образом. На обложке делауказываются: - наименование организации и ее непосредственная подчиненность; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; - заголовок дела; - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения,содержащих особо ценные документы); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела. Все эти данные, кроме последнего пункта, указываются на обложкахпри заведении дел. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись(приложение N 36). Если дело делится на тома, каждый том имеет самостоятельнуюнумерацию листов. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифрыпроставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. 8.3.3. Дела временного хранения (свыше 10 лет включительно) неподшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи несоставляются, учет их ведется по номенклатуре дел. Эти дела должныбыть в обложках, на которых указаны заголовок, срок хранения и индекспо номенклатуре. 8.4. Описание документов постоянного и долговременного сроковхранения (свыше 10 лет). 8.4.1. После окончания делопроизводственного года на делапостоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет)делопроизводственным персоналом Администрации составляются описи дел.Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующейпередачи в государственный архив Омской области, подлежат утверждениюЭПК архивного управления Администрации области через два года послезавершения дел в делопроизводстве. 8.4.2. На документы, (постоянного хранения, образующиеся впроцессе деятельности Администрации области составляется единая описьс валовой нумерацией. 8.4.3. Опись имеет заглавный лист (приложение N 37) и состоит изгодовых разделов (приложение N 38). Годовые разделы описей на дела постоянного храненияпредшествующего делопроизводственного года составляются в четырехэкземплярах, подписываются председателем ЭК, согласовываются сруководством Администрации области и затем направляются на утверждениев архивное управление Администрации области. Один экземпляр описипосле утверждения ЭПК остается в государственном архиве области,остальные возвращаются в Администрацию области. 8.4.4. Дела в описи располагаются в строго определенном порядке. Документы Администрации области располагаются в пределахкалендарного года согласно номенклатуре дел. При систематизации по годам дела относятся к тому году, в которомони начаты делопроизводством. Приказы, лицевые счета, личные дела, невостребованные трудовыекнижки систематизируются по годам, а внутри года по алфавиту фамилий вотдельной описи по личному составу (приложение N 39). Описи печатаютсяв трех экземплярах. 8.5. Обеспечение сохранности документов. 8.5.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачив архив Администрации области или уничтожения могут храниться врабочих комнатах. 8.5.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянногохранения не разрешается. По требованию судебно-следственных органов,такое изъятие производится с разрешения руководства Администрацииобласти с обязательным оставлением в деле точной заверенной копииизъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. 8.5.3. Снятие копий с документов в целях их использования вработе органов государственной власти или в интересах отдельныхграждан производится с разрешения заведующего общим отделом илируководителя того подразделения, в котором отложились документы. Втечение делопроизводственного года на выданное при служебнойнеобходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указываетсяструктурное подразделение, номер, дата его выдачи, кому дело выдано,дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписок вполучении и приеме дела. 8.5.4. Поступившие в Администрацию области документы хранятся вканцелярии за исключением: - законов, указов, правительственных постановлений ираспоряжений, которые хранятся в юридическом комитете; - протоколы коллегий при Главе Администрации (Губернаторе)области, постановления и распоряжения Главы Администрации(Губернатора) области хранятся в протокольном секторе; - документы структурных подразделений Администрации областихранятся в комитетах и отделах. 8.6. Передача дел в архив Администрации области. 8.6.1. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет)через год после завершения их в делопроизводстве структурныхподразделений передаются в архив Администрации области. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив поусмотрению руководства Администрации области. 8.6.2. Сдача дел в архив Администрации области осуществляется пографику. Архив производит прием дел по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются справочные картотеки к документам. Если отдельные дела необходимо оставить в структурномподразделении для текущей работы, архив Администрации областиоформляет выдачу этих дел во временное пользование. Архивариус расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовыхразделов, описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Одинэкземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальныеостаются в архиве Администрации области. 8.6.3. До передачи в государственный архив документы постоянногохранения находятся в архиве Администрации области. Документы поличному составу хранятся в архиве Администрации области 75 лет. 9. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебногопользования". 9.1. Пометка "ДСП" проставляется на подготавливаемых вподразделениях областной Администрации документах, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения. К служебной информации ограниченного распространения относитсянесекретная информация, ограничения на распространение которойдиктуются служебной необходимостью. 9.2. Необходимость проставления на документах пометки "Дляслужебного пользования" определяется руководителем подразделенияобластной Администрации или должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма к такимдокументам. 9.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации (п. 3.1); - печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левомнижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количестваотпечатанных экземпляров; - копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителяподразделения или его заместителя. Учет размноженных документовосуществляется поэкземплярно; - передаются работникам подразделений областной Администрации подрасписку: - пересылаются другим организациям фельдъегерской службой илиспецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналамкомпьютерно-модемной связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, вкотором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов; - хранятся в сейфах или металлических шкафах. 9.4. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делподразделения областной Администрации. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другиминесекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы,проставляется пометка "Для служебного пользования". 9.5. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования" производится в подразделении областнойАдминистрации в общем порядке (п. 8.2.4). В учетных документахделается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. 9.6. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, работник областной Администрации можетбыть привлечен к дисциплинарной ответственности. Приложение N 1 герб РФ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от _____________ N _________ г. Омск Приложение N 2 герб РФ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от _____________ N _________ г. Омск Приложение N 2-а Герб Российской Федерации ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАКЛЮЧЕНИЕ от _______________ N _______ г. Омск (Дополнено - Постановление Главы администрации Омской области от13.07.2000 г. N 253-п) Приложение N 3 герб АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОЛЛЕГИЯ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ от __________ г. Омск N ____________ Приложение N 4 (Исключено - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г. N82) Приложение N 5 (Исключено - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г. N82) Приложение N 6 (Исключено - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г. N82) Приложение N 7 (Исключено - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г. N82) Приложение N 8 (Исключено - Указ Губернатора Омской области от 08.05.2003 г. N82) Приложение N 9 герб РФ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ______________________________________________________________________644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1_____________ N ______________________на ___________________________________ Приложение N 10 герб РФ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ______________________________________________________________________644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1_____________ N ______________________на ___________________________________ Приложение N 11 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1_____________ N ______________________на ___________________________________ Приложение N 12 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1_____________ N ______________________на ___________________________________ Приложение N 13 герб РФ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ______________________________________________________________________644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1N _____________ от ___________________ Приложение N 14 герб РФАДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ ПО БЕЗОПАСНОСТИ644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1_____________ N ______________________на ___________________________________ Приложение N 15 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ______________________________________________________________________644002, г. Омск, Тел. 23-61-23,ул. Красный Путь, 1 23-12-26 Приложение N 16 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ_________ N __________на ___________________644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1Тел./факс (3812) 23-27-65 Приложение N 17 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТпо архитектуре, строительствуи жилищно-коммунальному хозяйству644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1 Код (381-2), тел. 24-04-70_____________ N ____________________на _________________________________ Приложение N 18 герб РФАДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ по промышленности, транспорту и связи644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1Код (381-2), тел. 24-42-43, 24-01-41_____________ N ____________________на _________________________________ Приложение N 19 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИССИЯ ПО ВОССТАНОВЛЕНИЮ ПРАВ РЕАБИЛИТАЦИИ ЖЕРТВ ПОЛИТИЧЕСКИХ РЕПРЕССИЙ 644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 3, каб. 106, телефон: 25-36-01______________________________________________________________________ Приложение N 20 АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ по делам семьи и детства644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1 тел. 23-80-65_______________ N ____________________на N _________________________________ Приложение N 21 АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ НАУКИ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1 тел. 23-80-65_______________ N ____________________на N _________________________________ Приложение N 22 РЕГИОНАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ __________________________________________________________________ Россия, 644002, г. Омск ул. Красный Путь, 1 тел. (3812) 231 890, 256 795, факс (3812) 242 805 Исх. N _____ от __________ Приложение N 23 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ПРИКАЗ ________ N ________ г. Омск Приложение N 24 _____________ Дата ______________________ ЗАЯВКА в общий отдел Администрации области на печатание или размножение документов Прошу отпечатать (размножить) __________ экз. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ написанный на ______ листах. Зав. отделом Приложение N 25 ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации в канцелярии Администрации 1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы. 2. Статистические отчеты, бюллетени, сборники. 3. Сводки. 4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кромеприсланных из вышестоящих организаций. 5. Книги, газеты, журналы. 6. Рекламные материалы. 7. Графики, заявки, разнарядки. 8. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем). 9. Документы на иностранных языках без перевода. 10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов. Приложение N 26—————————————————————————————————————————————————————————————————————— ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ номер документа дата издания автор документа куда отправлен кому отправлен содержание в ответ на N номер дела дата вид отправления О - заказное письмо 1 - телеграмма—————————————————————————————————————————————————————————————————————— Приложение N 27—————————————————————————————————————————————————————————————————————— Кому адресовано ТЕЛЕГРАММА ТЕКСТ НР ________ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омской области Ф.И.О.——————————————————————————————————————————————————————————————————————644002, г. Омск-2ул. Красный путь, 1 "____"________199 г.Администрация области Примечание: 1. Фамилия исполнителя и телефон указываются на обратной сторонепервого листа оригинала. 2. Визы указываются на копии в левом нижнем углу. Приложение N 28 ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯвходящий номер дата получения дата документаномер поступившего док. корресп.откуда поступилтемасодерж.резолюция 1дата испол. авторкуда отправленисполнителипередача/возвратрезолюция 2дата испол. авторкуда отправленисполнителипередача/ возвратрезолюция 3дата испол. авторкуда отправленисполнителипередача/возвратномер дела дата ответ—————————————————————————————————————————————————————————————————————— Приложение N 29 ПЕРЕЧЕНЬ документов с указанием сроков их исполнения 1. Указы, распоряжения и поручения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, другие документы, в которых не определен срок их исполнения - один месяц 2. Поручения Президента РФ и документы содержащие в тексте указания "срочно" - 3 дня 3. Поручения Президента РФ и документы, требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, а также содержащие в тексте указание "оперативно" - 10 дней 4. Запросы депутатов Законодательного Собрания Омской области - 15 дней 5. Телеграммы и телефонограммы, требующие дополнительной проверки (если не указаны другие сроки) - до 3 дней 6. Обращения граждан, требующие дополнительной проверки - до 30 дней Приложение N 30 АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ КАРТОЧКА для поручений по разрешению предложений, заявлений и жалоб граждан————————————————|————————————————————————|————————————————————————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————————— Индекс Дата поступления Откуда поступило Фамилия, и., о. заявителя _______________________________________ Адрес _________________________________________________________________________________________________________________________________ Краткое содержание ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение N 31 герб РФ АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ 644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1—————————————————————————————————————————————————————————————————————— _______________________ _______ N _________ _______________________ на ________________ Сообщаю, что Ваше обращение, поступившее _____________________ попоручению заместителя Главы Администрации (Губернатора) области,направлено на рассмотрение ______________________________ с просьбойуведомить Вас о принятом решении. Помощник заместителя Главы Администрации Тел. _______________ Приложение N 32 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности ________ N _____________ руководителя организации ________________________ (место составления) Подпись Расшифровка на ____________ год подписи Дата—————————————————————————————————————————————————————————————————————— Название раздела————————————|————————————————|————————————|———————————————|—————————————Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | | (тома, части) | (томов, | дела (тома, | | | частей) | части) и N | Примечание | | | статей по | | | | перечню |————————————|————————————————|————————————|———————————————|————————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5————————————|————————————————|————————————|———————————————|————————————— | | | | | | | | | | | | Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Дата Подпись Расшифровка подписи Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО Протокол ЭК от ____________ N ____________ ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в________ году в организации———————————————————————————|———————|—————————————————————————————————— По срокам хранения | Всего | В том числе | |—————————————|———————————————————— | | переходящих | с отметкой "ЭПК"———————————————————————————|———————|—————————————|———————————————————— 1 | 2 | 3 | 4———————————————————————————|———————|—————————————|————————————————————постоянного | | |———————————————————————————|———————|—————————————|————————————————————временного (свыше 10 лет) | | |———————————————————————————|———————|—————————————|————————————————————временного (до 10 лет | | |включительно | | |———————————————————————————|———————|—————————————|————————————————————Итого | | |———————————————————————————|———————|—————————————|———————————————————— Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Приложение N 33Наименование организации УТВЕРЖДАЮАКТ Наименование должности________ N _____________ руководителя организации________________________ (место составления) Подпись Расшифровка подписи Датао выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению На основании ____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие практическое значение документы фонда N______________________________________________________________________ (название фонда)————|———————————|—————————|———————————|—————————|—————————|——————————|————————————— N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс | Кол-во | Сроки |п/п | дела или | дела | описей | дела | дел | хранения | | групповой | или | (номен- | (тома, | (томов, | дела | Примечание | заголовок | крайние | клатур) | части) | частей) | (тома, | | дел | даты | за год(ы) | по | | части) и | | | дел | | номен- | | номера | | | | | клатуре | | статей | | | | | или N | | по | | | | | дела по | | перечню | | | | | описи | | |————|———————————|—————————|———————————|—————————|—————————|——————————|————————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8————|———————————|—————————|———————————|—————————|—————————|——————————|————————————— Итого _____________________ дел за __________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены,а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______ N ________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК от N ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Документы в количестве ________________________________ дел,весом (цифрами и прописью) ____________ кг сданы в__________________________________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N____________ Наименование должности работника организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника ведомственного архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Приложение N 34——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— | _________________________ | N .Д 40 | _________________________ | N .пО | _________________________ | N .Ф | _________________________——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— | ____________________________________________ | (название учреждения и структурного 40 | подразделения) | ДЕЛО N ТОМ N——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 20 |——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— |——————————————————————————————————————————————————————————————— |——————————————————————————————————————————————————————————————— |——————————————————————————————————————————————————————————————— 80 |——————————————————————————————————————————————————————————————— |——————————————————————————————————————————————————————————————— |—————————————————————————————————————————————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 30 | (заголовок дела)——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 20 | на лист | (год)——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— | Ф. N _______________ 30 | Оп. N ______________ хранить _____________ | Д. N _______________——————|——————————————————————————————————————————————————————————————— 10 | ____________________ ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛ Приложение N 35 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ____________————|——————————————————|———————————|———————————|—————————————|————————————— N | Индекс документа | Дата | Заголовок | Номера | Примечаниеп/п | | документа | документа | листов дела |————|——————————————————|———————————|———————————|—————————————|————————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6————|——————————————————|———————————|———————————|—————————————|————————————— | | | | | Итого ________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ Приложение N 36 В деле подшито и пронумеровано ___________________ лист(ов), в том числе: литерные листы _____________________; пропущенные номера __________________ + листов внутренней описи __________———————————————————————————————————————————|—————————————————————————— Особенности физического состояния | NN листов и формирования дела |———————————————————————————————————————————|—————————————————————————— 1 | 2———————————————————————————————————————————|—————————————————————————— | | |———————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————— (должность, подпись, расшифровка подписи) ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА Приложение N 37 ______________________________________________________________ (название государственного архива*) ______________________________________________________________ (название фонда) Фонд N ____________ Опись N ___________ ______________________________________________________________ (название описи) Крайние даты дел ______________ ————————————————— * Заполняется в государственном архиве ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Приложение N 38 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд N ____________ Опись N ___________ дел постоянного хранения за _________________ год __________________________________________________________________ Название раздела (структурного подразделения организации)————|—————————————|————————————————|———————————|———————————————|———————————— N | Индекс дела | Заголовок дела | Дата дела | Кол-во листов | Примечаниеп/п | | (тома, части) | (тома, | в деле (томе, | | | | части) | части) |————|—————————————|————————————————|———————————|———————————————|———————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6————|—————————————|————————————————|———————————|———————————————|———————————— | | | | | В данный раздел описи внесено ______________________ дел (цифрами и прописью) с N _________ по N ____________ , в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности Подпись Расшифровка составителя описи подписи Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК Наименование организации от ____________ N ______ ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Приложение N 39 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Подпись Расшифровка руководителя организации подписи Дата Фонд N ____________ Опись N ___________ дел по личному составу за _______________ год __________________________________________________________________ Название раздела————|—————————————|————————————————|————————|——————————|—————————|————————————— N | Индекс дела | Заголовок дела | Дата | Срок | Кол-во | Примечаниеп/п | | (тома, части) | дела | хранения | листов | | | | (тома, | дела | в деле | | | | части) | (тома, | (томе, | | | | | части) | части) |————|—————————————|————————————————|————————|——————————|—————————|————————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7————|—————————————|————————————————|————————|——————————|—————————|————————————— | | | | | | В данный раздел описи внесено ______________________ дел (цифрами и прописью) с N _________ по N ____________ , в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности Подпись Расшифровка составителя подписи Дата Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК организации от ____________ N ______ ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ