Постановление Главы администрации города Омска от 29.06.1994 № 519-п
О создании архивного отдела при управлении делами администрации города
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 29 июня 1994 года N 519-п О создании архивного отдела при управлении делами администрации города В соответствии с постановлением главы администрации области от28.04.92 г. N 146-п и Основами законодательства Российской Федерацииоб Архивном фонде Российской Федерации и архивах ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Создать при управлении делами администрации города архивныйотдел без увеличения общей численности. 2. Утвердить штатное расписание архивного отдела (приложениеN 1). 3. Утвердить Положения об архивном отделе, объединенномведомственном архиве и муниципальном архиве по личному составу(приложения NN 2, 3, 4). 4. Комитету по управлению муниципальным имуществом (Скляров А.М.)в срок до 15.07.94 г. предоставить помещение из 3-х комнат (60 кв. м)для размещения архивного отдела и архива по личному составу вцентральной части города в доме N 33 по ул. К. Либкнехта. 5. Контроль за выполнением настоящего положения возложить науправление делами (В.Е. Тимофеев). Глава администрации В.П. Рощупкин Приложение N 1 к постановлению Главы администрации г. Омска от 29.06.94 г. N 519-п ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ работников архивного отдела администрации города Омска|———————————————————|————————|—————————————|——————————|—————————|——————————|| Наименование | Кол-во | Должностной | Надбавки | Поясной | Месячный || структурных | единиц | оклад | | коэффи- | фонд || подразделений | | | | циент | з/платы || и должностей | | | | | ||———————————————————|————————|—————————————|——————————|—————————|——————————|| Начальник | | | | | || архивного отдела | 1 | | | | || | | | | | || Заведующая | | | | | || объединенным | | | | | || ведомственным | | | | | || архивом (главный | | | | | || специалист) | 1 | | | | || | | | | | || Заведующая | | | | | || городским архивом | | | | | || документов по | | | | | || личному составу | | | | | || (главный | | | | | || специалист) | 1 | | | | || | | | | | || Ведущий | | | | | || специалист | | | | | || архивного отдела | 1 | | | | ||———————————————————|————————|—————————————|——————————|—————————|——————————| ИТОГО: 4 Управляющий делами В.Е. Тимофеев Приложение N 2 к постановлению Главы администрации г. Омска от 29.06.94 г. N 519-п ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации города Омска 1. Общие положения. 1.1. Архивный отдел администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется при управлении делами и входит вместе с подведомственными ему архивами в систему Государственной архивной службы России. 1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Указами и Распоряжениями Президента, постановлениями и распоряжениями администрации города, приказами, решениями коллегий Государственной архивной службы России, архивного отдела администрации области, настоящим Положением. 1.3. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно или через подведомственные ему архивы, а также предприятия, организации и учреждения, являющиеся муниципальной собственностью и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в городе. Архивный отдел сотрудничает с областным государственным архивом (ГАОО), центром документации новейшей истории (ЦДНИОО) и общественными организациями. 2. Основные задачи. Основными задачами архивного отдела являются: 2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда, хранящихся в муниципальном и объединенном архивах города. 2.2. Анализ состояния и государственного регулирования развития архивного дела в городе. 2.3. Координация деятельности отраслевых органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий, учреждений города в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с администрациями районов в городе. 2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда, хранящихся в муниципальном и ведомственных архивах города, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов. 3. Функции. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами: 3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в муниципальный архив города, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в муниципальный архив, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из ведомственных архивов в государственные архивы (ГАОО и ЦДНИОО). 3.2. Организует хранение и ведет централизованный учет документов Архивного фонда, хранящихся в муниципальном и ведомственных архивах города, и представляет в установленном порядке сведения о них в архивный отдел администрации области. 3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и межведомственных архивов, в т. ч. по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений, совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы. 3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений. 3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение органов государственной власти города и вышестоящего архивного органа проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы. 3.6. Организует создание автоматизированных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников документов по личному составу для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда. 3.7. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве. 3.8. Организует экспертизу ценности документов по личному составу в муниципальном архиве и ведомственных архивах. 3.9. Проверяет выполнение государственными учреждениями, отнесенными к муниципальной собственности, а также - негосударственными организациями, расположенными на территории города, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области. города в сфере архивного дела, обеспечение сохранности и использования архивных фондов, организации делопроизводства. 3.10. Содействует совершенствованию организации документов в ведомственном делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированной системы документации. 3.11. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранности, комплектовании и использовании их архивов. 3.12. Организует публикаторскую и информационную деятельность муниципального и ведомственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов по личному составу. 3.13. Контролирует деятельность муниципального архива по привлечению внебюджетных средств, в т. ч. по реализации платных работ и услуг. 3.14. Разрабатывает и предоставляет предложения к проекту бюджета города о расходах на содержание архивного органа и непосредственно подчиненного ему муниципального архива, обеспечивает его финансирование в пределах выделяемых ассигнований на соответствующий период. 3.15. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями городов и районов области. 3.16. Организует внедрение в практику работы муниципального архива наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов, принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненного ему муниципального архива. 3.17. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы муниципального и ведомственных архивов, проводит совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела. 3.18. Организует повышение квалификации работников муниципального и ведомственных архивов. 3.19. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивного отдела и муниципального архива, их социальной защиты. 3.20. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением жалоб, заявлений, предложений и организацией приема граждан в подведомственных муниципальных и ведомственных архивах. 3.21. Осуществляет по поручению администрации города и вышестоящего Архивного органа, другие функции в пределах предоставленных ему полномочий. 4. Права. Архивному отделу предоставляются права: 4.1. Делегировать свои полномочия непосредственно муниципальному архиву в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов в организации документов по личному составу в делопроизводстве учреждений. 4.2. Получать от государственных учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также (на договорной основе) - от негосударственных организаций, расположенных на территории города, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 4.3. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, городских и районных структур управления, в т. ч. по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также негосударственных организаций, расположенных на территории города, с которыми имеются соответствующие договорные отношения, заслушивать представителей ведомственных архивов по указанным вопросам. 4.4. Давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве. Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений. 4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, должностных лиц структурных подразделений городских и районных администраций к уголовной, административной и иной ответственности, установленной законодательством Российской Федерации или нормативными актами области, за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах. 4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации делопроизводства, в т. ч. для определения степени научности и ценности документов. 4.7. Согласовывать инструкции, учебные материалы и программы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями, отнесенными к муниципальной собственности. 4.8. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать условия конкурсов. 4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в т. ч. недвижимым. 5. Организация работы. 5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью. 5.2. Архивный отдел возглавляет руководитель, который назначается и освобождается главой администрации по представлению управляющего делами. Руководитель несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач, распределяет обязанности между своими сотрудниками. 5.3. Руководитель архивного отдела: 5.3.1. издает в пределах своей компетентности приказы, инструкции, дает указания, обязательные к исполнению подведомственными архивными учреждениями, организациями и проверяет их выполнение; 5.3.2. в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов исполнительной власти приказы и инструкции; 5.3.3. представляет на утверждение руководителям городской администрации штатное расписание аппарата архивного отдела в соответствии с установленной номенклатурой должностей; 5.3.4. представляет на утверждение управляющему делами администрации города работников аппарата архивного отдела в соответствии с установленной номенклатурой должностей; 5.3.5. готовит положение о муниципальном архиве документов по личному составу и представляет его на утверждение управляющему делами; 5.3.6. разрабатывает положение об организации управления архивным делом в городе и представляет его после согласования с вышестоящим архивным органом на утверждение руководителю администрации. 5.4. Архивный отдел финансируется за счет бюджета города. Штатная численность устанавливается администрацией. Отдел пользуется гербовой печатью городской администрации в установленном порядке.* 5.5. Ликвидация или реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным отделом области. * Для заверения справок. копий и выписок из документовмуниципальный архив документов по личному составу пользуется своейпечатью. Управляющий делами городской администрации В.Е. Тимофеев Приложение N 3 к постановлению Главы администрации г. Омска от 29.06.94 г. N 519-п ПОЛОЖЕНИЕ об объединенном ведомственном архиве 1. Общие положения. 1.1. Объединенный ведомственный архив (*) образован в целях наиболее эффективного обеспечения сохранности, учета и использования документов, а также оказания практической помощи в делопроизводстве. 1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности городской Думы и администрации города, имеющие политическое, народно- хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, являются частью Архивного фонда России и подлежат передаче в госархив в установленные сроки. 1.3. Объединенный архив в своей деятельности руководствуется законодательством России, постановлениями городской Думы и администрации города, правилами и инструкциями государственной архивной службы России, архивных органов области и настоящим Положением. 1.4. Документы, до их передачи в государственный архив Омской области, хранятся в объединенном архиве. 1.5. Архив входит в состав архивного отдела управления делами администрации города, работает по плану, согласованному с архивным отделом и утвержденному управляющим делами. 1.6. Объединенный архив возглавляет заведующая архивом, назначаемая и освобождаемая от должности управляющим делами, по представлению начальника архивного отдела. 1.7. Методическое руководство работой объединенного архива осуществляет архивный отдел города. * Далее в тексте вместо слов "объединенный ведомственный архив"употребляется "объединенный архив" или "архив". 2. Состав документов архива. 2.1. Состав документов объединенного архива и сроки передачи документов в архив государственный определяются экспертной комиссией администрации города, в соответствии с действующими нормативами по согласованию с госархивом Омской области. 2.2. В состав документов объединенного архива входят: 2.2.1. завершенные в делопроизводстве документы городской Думы и администрации города; 2.2.2. документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности; 2.2.3. документы по личному составу; 2.2.4. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов объединенного архива (описи, каталоги); 2.2.5. страховой фонд копий особо ценных документов, необходимых в практической работе. 3. Порядок комплектования объединенного архива. 3.1. От городской Думы и администрации города поступают на хранение в архив документы постоянного и долговременного хранения (10 лет и выше), а также документы по личному составу. 3.2. Документы по личному составу хранятся 75 лет. 3.3. Документы сроком до 10 лет хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются в установленном порядке. 3.4. Документы постоянного срока хранения должны сдаваться в архив через год после завершения делопроизводственного года. 3.5. Документы в госархив сдаются только после того, как они пройдут экспертизу ценности и научно-техническую обработку вместе с описями дел и научно-справочным материалом. 4. Основные задачи и функции архива. 4.1. Основными задачами объединенного архива являются: 4.4.1. планомерное комплектование архива документами городской Думы и администрации города; 4.4.2. обеспечение сохранности документов, хранящихся в архиве, развитие и совершенствование системы учета документов; 4.4.3. подготовка и своевременная передача документов в госархив Омской области с соблюдением правил, устанавливаемых государственной архивной службой России; 4.4.4. методическое руководство и контроль за документами в делопроизводстве, источниками комплектования архива. 4.2. Объединенный архив, в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции: 4.2.1. осуществляет прием документов - источников комплектования, упорядоченных в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов"; 4.2.2. обеспечивает сохранность документов, сконцентрированных в архиве, по установленным правилам, систематически проводит проверку наличия и сохранности документов; 4.2.3. проводит экспертизу ценности документов, составляет и предоставляет после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации города и ЭПМК администрации Омской области; 4.2.4. совместно с делопроизводственной службой организует рассмотрение и подготовку к согласованию номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, оказывает помощь в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в объединенный архив; 4.2.5. совместно с делопроизводственной службой внедряет в практику работы объединенного архива современные средства хранения, поиска, копирования и использования документов; 4.2.6. в установленном порядке выдает документы во временное пользование; 4.2.7. исполняет запросы учреждений, заявления граждан об установлении трудового стажа, консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок. 5. Права архива. 5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеетправо: 5.1.1. контролировать выполнение подразделениями - источниками комплектования архива установленных правил организации документов в делопроизводстве; 5.1.2. требовать соблюдения установленных сроков сдачи документов на хранение в архив; 5.1.3. не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением действующих правил; 5.1.4. предъявлять претензии к подразделениям и должностным лицам, нарушающим установленный порядок формирования, хранения и использования дел; 5.1.5. запрашивать сведения, необходимые для работы архива; 5.1.6. информировать руководство о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию; 5.1.7. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в администрации города и городской Думе. Управляющий делами городской администрации В.Е. Тимофеев Приложение N 4 к постановлению Главы администрации г. Омска от 29.06.94 г. N 519-п ПОЛОЖЕНИЕ о муниципальном архиве документов по личному составу 1. Общие положения. 1.1. Архив документов по личному составу при управлении делами администрации города создается в соответствии с постановлением главы администрации области от 28.04.92 г. N 146-п, в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан, обеспечения сохранности и использования документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий города. 1.2. В своей работе архив руководствуется законодательством РФ, распорядительными документами местных органов исполнительной власти, действующими нормативно-методическими документами и инструкциями вышестоящего архивного органа, настоящим Положением. 1.3. Положение об архиве утверждается администрацией города. 1.4. В своей деятельности архив подчиняется руководству администрации города и архивному отделу администрации, в состав которого входит. 2. Состав документов. В состав документов архива могут входить: 2.1. документы по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника), приватизируемых, реорганизуемых (с изменением форм собственности) учреждений; 2.2. законченные делопроизводством документы по личному составу действующих учреждений, являющихся источником комплектования архива на договорной основе; 2.3. архив может по договоренности с учреждениями принимать на хранение документы, связанные с обеспечением социально-правовой защиты граждан. 3. Основные задачи. Основными задачами архива являются: 3.1. обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан; 3.2. комплектование архива документами; 3.3. контроль сохранности, правильности формирования дел и оформления документов по личному составу в организациях. расположенных на территории города Омска; 3.4. совместно с государственным архивом проведение семинаров для работников, ответственных за делопроизводство и архив, отделов кадров и бухгалтерии по вопросам обеспечения сохранности документов по личному и подготовки их передаче в архив. 4. Функции. Архив в соответствии с возложенными на него задачами: 4.1. выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых (с изменением форм собственности) организаций; 4.2. составляет и ведет список действующих организаций, являющихся источниками комплектования архива; 4.3. осуществляет в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования архива; 4.4. обеспечивает сохранность документов архива, систематически проводит проверки наличия дел; 4.5. ведет учет хранящихся в архиве документов, представляет сведения о них, согласно установленным нормам; 4.6. осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: - исполняет запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера; - информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке документы во временное пользование; 4.7. проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу не принятых в архив и информирует об этом заинтересованные учреждения, граждан; 4.8. проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов по личному составу, их отбор и передачу на хранение в установленном порядке; 4.9. оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, являющихся источниками комплектования архива, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовка к передаче на централизованное хранение. 5. Права. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 5.1. заключать договоры с заинтересованными организациями о централизованном хранении, использовании и упорядочении документов по личному составу, на основании доверенности, выданной главой администрации; 5.2. контролировать выполнение учреждениями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранении; 5.3. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Государственной архивной службы; 5.4. ставить вопрос перед органами государственной власти и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах. 6. Организация работы. 6.1. Архив документов по личному составу возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности управляющим делами, по представлению начальника архивного отдела. 6.2. Заведующий архивом: 6.2.1. организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач; 6.2.2. отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в городе перед вышестоящим архивным органом; 6.2.3. обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов работы, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в оборудовании и материалах; 6.2.4. решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование для работы в помещении архива. 6.3. Деятельность архива организуется на основе годового плана, согласованного с архивным отделом и утвержденного управляющим делами. 6.4. При смене заведующего архивом прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, акт приема - передачи утверждается управляющим делами. 6.5. Ликвидация или реорганизация архива осуществляется администрацией города по согласованию с архивным органом области. 6.6. Для заверения справок, копий и выписок из документов архив пользуется своей печатью. Управляющий делами городской администрации В.Е. Тимофеев