Постановление Администрации города Омска от 23.05.2013 № 511-п
О внесении изменений в постановление Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года N 430-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска"
Утратило силу –
Постановление Администрации города Омска
от 31.12.2014 № 1875-п
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 мая 2013 года N 511-п
г. Омск
О внесении изменений в постановление Мэра города Омска
от 30 сентября 2004 года N 430-п "Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Администрации города Омска"
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
города Омска, постановляю:
Внести в постановление Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года
N 430-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации
города Омска" следующие изменения:
1) в пункте 5 слова "на управляющего делами Администрации города
Омска С.Н. Аношкина" заменить словами "на заместителя Мэра города
Омска, управляющего делами Администрации города Омска А.А. Меньшова";
2) в приложении "Инструкция по делопроизводству в Администрации
города Омска":
- по тексту слова "первым заместителем," заменить словами "первым
заместителем Мэра города Омска,";
- пункт 1.1 изложить в следующей редакции:
"1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Администрации
города Омска (далее по тексту - инструкция) разработана с учетом ГОСТ
Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" в целях совершенствования документационного
обеспечения управления, технологии работы и осуществления контроля
исполнения документов.";
- в пункте 1.5 слова "управляющего делами Администрации города
Омска" заменить словами "заместителя Мэра города Омска, управляющего
делами Администрации города Омска";
- пункт 3.1.3 изложить в следующей редакции:
"3.1.3. Сектором по работе с распорядительными документами общего
отдела управления делами (далее - сектор по работе с распорядительными
документами общего отдела) используется 4 вида бланков для оформления
правовых актов:
- постановление Администрации города Омска (подписывает Мэр
города Омска) (приложение N 5);
- распоряжение Администрации города Омска (подписывает Мэр города
Омска) (приложение N 6);
- постановление Мэра города Омска (подписывает Мэр города Омска)
(приложение N 38);
- распоряжение Мэра города Омска (подписывает Мэр города Омска)
(приложение N 39).
Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются в цветном
изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. На
оборотной стороне гербовых бланков проставляются порядковые номера.
Бланки хранятся в секторе по работе с распорядительными документами
общего отдела.
Проекты правовых актов переносятся на бланк в секторе по работе с
распорядительными документами общего отдела.
В исключительных случаях бланки постановлений и распоряжений
выдаются по указанию управляющего делами или заместителя управляющего
делами под роспись советникам первого заместителя Мэра города Омска,
заместителей Мэра города Омска, советникам глав администраций
административных округов города Омска.";
- в пункте 3.2.14:
слова "между должностными лицами Администрации города Омска"
заменить словами "между Мэром города Омска, первым заместителем Мэра
города Омска и заместителями Мэра города Омска, утвержденным
распоряжением Администрации города Омска от 31 августа 2012 года N
308-р (далее - распределение обязанностей между должностными лицами
Администрации города Омска)";
слова "первыми заместителями" заменить словами "первыми
заместителями Мэра города Омска";
- абзац первый пункта 4.24 изложить в следующей редакции:
"4.24. Правовые акты печатаются на бланках постановлений,
распоряжений Администрации города Омска и бланках постановлений,
распоряжений Мэра города Омска.";
- в пункте 4.25 слова "директором департамента правового
обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска"
заменить словами "заместителем Мэра города Омска, директором
департамента правового обеспечения и муниципальной службы
Администрации города Омска";
- абзац первый пункта 4.27 изложить в следующей редакции:
"4.27. Правовым актам присваивается порядковый номер по единой
нумерации, которая ведется с начала и до конца года в журналах
раздельно для постановлений Администрации города Омска, постановлений
Мэра города Омска, распоряжений Администрации города Омска,
распоряжений Мэра города Омска. К порядковому номеру постановлений
Администрации города Омска добавляется буква "п", распоряжений
Администрации города Омска - "р", постановлений Мэра города Омска -
"пм", распоряжений Мэра города Омска - "рм", распоряжений
Администрации города Омска по личному составу (прием, увольнение,
перемещение) - "к", распоряжений Администрации города Омска по личному
составу (отпуска, командировки) - "рк". Правовые акты вступают в силу
с момента подписания, официального опубликования (в случаях,
установленных действующими правовыми актами) или иного срока,
указанного в акте.";
- пункт 4.33 исключить;
- в абзаце втором пункта 5.1 слова "первыми заместителями"
заменить словами "первым заместителем Мэра города Омска";
- в пунктах 5.2 - 5.4, 5.8, 5.9, 5.11 слова "контрольное
управление Администрации" заменить словами "Аппарат Мэра";
- дефис первый абзаца второго пункта 5.3 исключить;
- пункт 5.10 изложить в следующей редакции:
"5.10. Итоги работы по исполнению правовых актов на основании
данных контрольной базы АСКИД еженедельно обобщаются Аппаратом Мэра
города Омска, оформляются в виде справки (приложение N 11) и
представляются руководителем Аппарата Мэра города Омска на аппаратные
совещания у Мэра города Омска.";
- в пункте 5.13 слова "контрольном управлении Администрации
города Омска" заменить словами "Аппарате Мэра города Омска";
- пункт 5.14 изложить в следующей редакции:
"5.14. В случае изменения структуры или перераспределения
обязанностей и полномочий между руководителями производится передача
функции контроля исполнения правового акта руководителю, к компетенции
которого по новой структуре или распределению обязанностей между
должностными лицами Администрации города Омска относится тематика
контролируемого правового акта.
Передача функции контроля исполнения оформляется Перечнем
правовых актов, подлежащих передаче на контроль другому руководителю.
Перечень правовых актов составляется Аппаратом Мэра города Омска с
участием передающей стороны, согласовывается принимающей стороной и
утверждается Мэром города Омска.
На основании акта приема-передачи Аппарат Мэра города Омска
вносит изменения в контрольную базу АСКИД.";
- в разделе 6 "Планирование":
в пункте 6.2.1 слова "департамент общественных отношений и
организационной работы Администрации города Омска (далее -
департамент)" заменить словами "управление делами Администрации города
Омска (далее - управление делами)";
слово "Департамент" заменить словами "Управление делами";
слова "ведущему вопросы планирования деятельности Администрации
города Омска" в соответствующих падежах заменить словами "управляющему
делами" в соответствующих падежах;
слово "департамент" заменить словами "управление делами";
в пунктах 6.3.1, 6.4.1 слова "либо координирующим" исключить;
пункты 6.3.2, 6.11, 6.13 исключить;
пункт 6.4.5 изложить в следующей редакции:
"6.4.5. Если по каким-либо причинам предусмотренные планом работы
Администрации города Омска на месяц мероприятия с участием Мэра города
Омска не могут быть выполнены в установленные сроки, вопросы не могут
быть вынесены на рассмотрение коллегии при Мэре города Омска или на
аппаратные совещания у Мэра города Омска, руководитель структурного
подразделения, ответственный за подготовку мероприятия или вопроса, по
согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем
Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно
информирует об этом Мэра города Омска не позднее чем за семь рабочих
дней до намеченного срока.
О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители
уведомляют управление делами в день получения информации о данном
решении.
Если мероприятия, предусмотренные разделом "Основные мероприятия
структурных подразделений" плана работы Администрации города Омска на
месяц, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в установленные
сроки, руководитель структурного подразделения, ответственный за
подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем Мэра
города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное
направление работы, письменно информирует об этом управляющего делами,
не позднее чем за семь дней до намеченного срока.";
в пунктах 6.7.2, 6.7.3 слова "заместителю Мэра города Омска,
регулирующему либо координирующему" в соответствующих падежах заменить
словами "первому заместителю Мэра города Омска, заместителю Мэра
города Омска, регулирующему";
в пункте 6.7.4 слова "управление информационной политики"
заменить словами "департамент информационной политики";
в пункте 6.14 слова "между руководителями" заменить словами
"между должностными лицами";
- пункты 7.2 - 7.2.11 изложить в следующей редакции:
"7.2. Подготовка аппаратного совещания у Мэра города Омска.
7.2.1. Аппаратные совещания у Мэра города Омска проводятся
еженедельно по понедельникам.
Внеочередное аппаратное совещание у Мэра города Омска проводится
по решению Мэра города Омска.
Вопросы для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города
Омска вносятся в соответствии с планом работы Администрации города
Омска на месяц.
По решению Мэра города Омска в повестку очередного аппаратного
совещания у Мэра города Омска могут быть внесены вопросы об исполнении
поручений с аппаратных совещаний у Мэра города Омска.
Если запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на
аппаратное совещание у Мэра города Омска, руководитель структурного
подразделения, ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с
первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска,
курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом
Мэра города Омска за 7 рабочих дней до намеченного срока.
О принятом Мэром города Омска решении структурное подразделение,
ответственное за подготовку вопроса, информирует управление делами в
день принятия решения Мэром города Омска.
7.2.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку
вопросов на аппаратное совещание у Мэра города Омска несут первый
заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска,
руководители структурных подразделений.
Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на
аппаратное совещание у Мэра города Омска, несет ответственность за
оформление и своевременное представление материалов:
- плана (тезисов) доклада;
- информации о состоянии дел по рассматриваемому вопросу;
- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов
(таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки
о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.
7.2.3. План (тезисы) доклада руководителя структурного
подразделения, ответственного за подготовку вопроса на аппаратном
совещании у Мэра города Омска, представляется на электронном и
бумажном носителях в Аппарат Мэра города Омска за 10 календарных дней
до аппаратного совещания у Мэра города Омска.
7.2.4. Материалы по вопросам, вносимым для рассмотрения на
аппаратном совещании у Мэра города Омска, согласованные с первым
заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска,
курирующим данное направление работы, представляются советником
руководителя, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на
аппаратном совещании у Мэра города Омска, на бумажном и электронном
носителях в управление делами не позднее чем за 4 календарных дня до
даты проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска.
7.2.5. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.)
по рассматриваемому вопросу представляются в управление делами не
позднее чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра
города Омска.
Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для
видеопрезентации направляется в управление делами за 7 календарных
дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска в соответствии с
разделом 7.4 настоящей инструкции.
7.2.6. Управление делами за 5 календарных дней до аппаратного
совещания у Мэра города Омска составляет и направляет управляющему
делами для согласования проект повестки аппаратного совещания у Мэра
города Омска, список приглашенных и схему рассадки участников
аппаратного совещания у Мэра города Омска.
Утвержденная Мэром города Омска повестка аппаратного совещания у
Мэра города Омска рассылается управлением делами участникам
аппаратного совещания у Мэра города Омска не позднее чем за 3
календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.
Оповещение участников аппаратного совещания у Мэра города Омска о
времени и месте проведения очередного аппаратного совещания у Мэра
города Омска осуществляется специалистами приемной Мэра города Омска
не позднее чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра
города Омска.
7.2.7. Управление делами обеспечивает комплектование материалов
по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания у
Мэра города Омска, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и
дежурство у зала, обеспечивает подготовку зала, звукозапись (при
необходимости осуществляет расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное
сопровождение.
Ведение протокола аппаратного совещания у Мэра города Омска
осуществляет работник Аппарата Мэра города Омска по поручению
руководителя Аппарата Мэра города Омска.
7.2.8. Поручения, данные Мэром города Омска в ходе рассмотрения
вопросов на аппаратном совещании у Мэра города Омска, оформляются
работником Аппарата Мэра города Омска в виде протокола и не позднее
3-х календарных дней со дня проведения аппаратного совещания у Мэра
города Омска рассылаются ответственным исполнителям.
7.2.9. Ответственность за своевременное и качественное исполнение
поручений Мэра города Омска несут первый заместитель Мэра города
Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных
подразделений.
Советник руководителя, ответственного за исполнение поручения,
обеспечивает оформление и своевременное представление информации об
исполнении поручения.
Если поручение дано одновременно нескольким руководителям, то
руководитель, указанный в протоколе первым среди исполнителей, несет
ответственность за исполнение поручения всеми исполнителями и
подготовку обобщенной информации об исполнении поручения.
Решение о снятии поручения с контроля принимается Мэром города
Омска.
7.2.10. Информация об исполнении поручений представляется Мэру
города Омска в срок, установленный Мэром города Омска.
Если срок исполнения поручения Мэром города Омска не определен,
информация об исполнении поручения должна быть представлена не позднее
чем через месяц со дня проведения аппаратного совещания у Мэра города
Омска, на котором дано поручение.
Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен
"систематически" или "ежемесячно", информация о ходе его исполнения
направляется Мэру города Омска ежемесячно до 25 числа.
Если срок исполнения поручения Мэра города Омска определен
"еженедельно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру
города Омска еженедельно каждый четверг.
7.2.11. Контроль за своевременным представлением Мэру города
Омска информации об исполнении поручений осуществляется Аппаратом Мэра
города Омска.";
- в пунктах 7.3.1, 7.3.8 слово "департамент" заменить словами
"управление делами";
- пункт 7.3.2 изложить в следующей редакции:
"7.3.2. Ответственность за своевременную и качественную
подготовку мероприятий несут руководители структурных подразделений.
По согласованию с первым заместителем Мэра города Омска,
заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы,
руководители структурных подразделений, ответственные за проведение
мероприятия, определяют:
- форму проведения мероприятия (совещание, заседание, встреча,
прием и т.д.);
- повестку дня (порядок проведения) мероприятия;
- план подготовки мероприятия;
- список приглашенных;
- порядок финансирования мероприятия.";
- пункт 7.3.3 изложить в следующей редакции:
"7.3.3. Советник руководителя структурного подразделения,
ответственного за проведение мероприятия, отвечает за оформление и
своевременное представление следующих материалов:
- плана подготовки мероприятия;
- повестки дня (порядка проведения) мероприятия;
- списка приглашенных;
- схемы рассадки приглашенных;
- проекта распорядительного документа о финансировании
мероприятия;
- документов по рассматриваемым вопросам, проектов итоговых
документов;
- заявки на подготовку зала для проведения мероприятия.";
- в пункте 7.3.4 слова "первых заместителей" заменить словами
"первого заместителя Мэра города Омска";
- пункты 7.4.3 - 7.4.6 изложить в следующей редакции:
"7.4.3. Директор Казенного учреждения города Омска "Управление
информационно-коммуникационных технологий" при получении заявки,
согласованной управляющим делами, назначает специалиста,
ответственного за техническое сопровождение и настройку
презентационного оборудования, инструктаж по его использованию (далее
- ответственный специалист Учреждения).
7.4.4. Структурное подразделение - организатор мероприятия -
обеспечивает:
- подготовку материалов презентации (технология подготовки
презентации должна быть согласована с ответственным специалистом
Учреждения);
- подготовку схемы размещения презентационного оборудования на
месте проведения мероприятия (схема размещения оборудования должна
быть согласована с ответственным специалистом Учреждения);
- транспорт для доставки оборудования и ответственного
специалиста Учреждения к месту проведения мероприятия и обратно, в
случае проведения мероприятия вне здания Администрации города Омска
(возврат оборудования производится в день окончания мероприятия);
- помещение, гарантирующее сохранность оборудования (в случае
проведения мероприятия в течение нескольких дней вне здания
Администрации города Омска).
7.4.5. Предварительный просмотр качества презентации производится
за день до проведения мероприятия ответственным специалистом
структурного подразделения - организатора мероприятия и ответственным
специалистом Учреждения.
7.4.6. Управление работой презентационного оборудования во время
мероприятия, как правило, осуществляется специалистом подразделения -
организатора мероприятия.
В случае если управление работой оборудования осуществляет
ответственный специалист Учреждения, организатор мероприятия должен
предоставить за один день до проведения мероприятия тексты
сопровождаемых докладов с необходимой информацией о времени и порядке
смены кадров аудиовизуального ряда, а также список кадров с краткой
характеристикой.";
- пункты 8.1.1 - 8.1.3 изложить в следующей редакции:
"8.1.1. Печатание и тиражирование документов в Администрации
города Омска (для структурных подразделений, не наделенных правами
юридического лица) осуществляется специалистами отдела
материально-технического обеспечения управления делами.
8.1.2. При объеме печатного документа менее 5 листов возможно
печатание документа специалистами общего отдела управления делами при
наличии визы руководителя, работу приемной которого обеспечивает
данный специалист.
8.1.3. Все выполненные в секторе печатных работ отдела
материально-технического обеспечения управления делами печатные работы
регистрируются в специальном журнале и выдаются исполнителям под
роспись.";
- в пункте 8.2.2:
слова "печатных и полиграфических работ общего отдела" заменить
словами "печатных работ отдела материально-технического обеспечения
управления делами";
слова "начальнику общего отдела" заменить словами "начальнику
отдела материально-технического обеспечения";
- в пункте 8.3.1 слова "начальником общего отдела" заменить
словами "начальником отдела материально-технического обеспечения";
- в пункте 8.3.6 слова "начальника общего отдела" заменить
словами "начальника отдела материально-технического обеспечения";
- пункт 8.3.8 изложить в следующей редакции:
"8.3.8. Расшифровка звукозаписи мероприятий, обеспечиваемых
сектором по работе с распорядительными документами общего отдела,
осуществляется специалистами сектора печатных работ отдела
материально-технического обеспечения управления делами по предъявлению
письменной заявки организаторов мероприятия на имя управляющего делами
с разрешающей резолюцией управляющего делами, в случае его отсутствия
- заместителя управляющего делами, начальника отдела
материально-технического обеспечения управления делами.";
- в пункте 8.3.9 слова "сектора печатных и полиграфических работ
общего отдела" заменить словами "сектора печатных работ отдела
материально-технического обеспечения управления делами";
- пункт 8.4.1 изложить в следующей редакции:
"8.4.1. Копировально-множительные работы производятся сектором
копировально-множительных работ отдела материально-технического
обеспечения управления делами по заказу, подписанному заместителем
управляющего делами, начальником отдела материально-технического
обеспечения управления делами или в случае его отсутствия -
консультантом отдела материально-технического обеспечения управления
делами.";
- в пунктах 8.4.3, 8.4.4 слова "начальником общего отдела" в
соответствующих падежах заменить словами "начальником отдела
материально-технического обеспечения" в соответствующих падежах;
- в пункте 8.4.6:
слова "сектора печатных и полиграфических работ общего отдела"
заменить словами "сектора копировально-множительных работ отдела
материально-технического обеспечения управления делами";
слова "начальником общего отдела" заменить словами "начальником
отдела материально-технического обеспечения";
- пункт 8.4.9 изложить в следующей редакции:
"8.4.9. Полиграфические работы производятся с разрешения
заместителя управляющего делами, начальника отдела
материально-технического обеспечения управления делами и в
соответствии с техническими возможностями сектора полиграфических
работ отдела материально-технического обеспечения управления делами.";
- пункт 9.1.1 дополнить абзацем третьим следующего содержания:
"Входящая корреспонденция, поступающая на имя Мэра города Омска,
содержащая сведения для регистрации (учета) избирателей, участников
референдума, регистрируется в отделе организационного обеспечения
департамента общественных отношений и социальной политики
Администрации города Омска.";
- в пункте 9.1.2:
в абзаце четырнадцатом слова "первыми заместителями" заменить
словами "первым заместителем";
в абзаце пятнадцатом слова "установленного в Администрации города
Омска распределения обязанностей" заменить словами "распределения
обязанностей между должностными лицами Администрации города Омска";
в абзаце двадцатом "слова решения и постановления" заменить
словами "Решения и Постановления";
- в пункте 9.1.6 слова "отделом информационных технологий
управления делами" заменить словами "сектором по работе со служебной
документацией общего отдела";
- в пункте 9.2.5:
в абзаце тринадцатом слова "первых заместителей" заменить словами
"первого заместителя Мэра города Омска";
абзац двадцать шестой изложить в следующей редакции:
"- постановления и распоряжения Мэра города Омска, Администрации
города Омска";
- в пункте 9.2.6:
слова "специалист сектора по обеспечению работы приемных общего
отдела" в соответствующих падежах заменить словами "специалист
приемной руководителя Администрации города Омска" в соответствующих
падежах;
слово "заведующий" заменить словом "начальник";
- в пунктах 10.1 - 10.3, 10.11 слова "первые заместители" в
соответствующих падежах заменить словами "первый заместитель Мэра
города Омска" в соответствующих падежах;
- пункт 10.8 дополнить абзацем шестым следующего содержания:
"В случае если поручение Мэра города Омска не исполнено в
установленный срок, лицо, ответственное за исполнение поручения, в
течение 3 рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение
поручения, представляет Мэру города Омска объяснение о состоянии
исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный
срок.";
- пункты 11.1 - 11.2 изложить в следующей редакции:
"11.1. Трудовые отношения в Администрации города Омска
регулируются Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными
постановлением Мэра города Омска от 14 ноября 2005 года N 500-п.
11.2. Структура Администрации города Омска, изменения в структуре
Администрации города Омска формируются Мэром города Омска и по его
представлению утверждаются Омским городским Советом.
Штатные расписания структурных подразделений составляются в
соответствии с Перечнем должностей муниципальной службы города Омска,
утвержденным постановлением Мэра города Омска от 26 декабря 2007 года
N 963-п.";
- абзац второй пункта 11.5 исключить;
- абзац третий пункта 11.6 изложить в следующей редакции:
"Трудовые договоры с муниципальными служащими заключаются по
форме, утвержденной постановлением Мэра города Омска от 8 июня 2007
года N 438-п.";
- пункт 11.7 изложить в следующей редакции:
"11.7. График отпусков применяется для отражения сведений о
времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников
структурных подразделений на календарный год по месяцам. При его
составлении учитываются действующее законодательство, специфика
деятельности структурных подразделений и пожелания работника. График
отпусков работников управления делами и структурных подразделений, не
наделенных правами юридического лица, является сводным графиком
отпусков и составляется на основании письменных предложений
руководителей структурных подразделений, не наделенных правами
юридического лица, представленных управляющему делами.
График отпусков визируется руководителем органа (должностным
лицом), ведающего кадровыми вопросами, и утверждается Мэром города
Омска или управляющим делами, или руководителем структурного
подразделения, наделенного правами юридического лица.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и
руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся
соответствующие изменения.
Продолжительность ежегодных отпусков муниципальным служащим
города Омска устанавливается работодателем в соответствии с
законодательством.";
- в абзаце седьмом пункта 11.9 второе предложение исключить;
- раздел 12 "Составление номенклатуры дел" изложить в новой
редакции согласно приложению N 1 к настоящему постановлению;
- пункт 14.1 изложить в следующей редакции:
"14.1. Подготовка дел к последующему хранению и использованию
включает: оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности и
использования документов, передачу дел в объединенный ведомственный
архив, а затем в Казенное учреждение города Омска "Муниципальный архив
города Омска";
- в пункте 14.1.2 слова "ЭПК при Министерстве" заменить словами
"экспертно-проверочной комиссией Министерства";
- в пункте 14.1.4 слова "после согласования с ЭКК при
Администрации города Омска" исключить;
- пункт 14.2.8 изложить в следующей редакции:
"14.2.8. Годовые разделы описи на дела постоянного хранения и по
личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом,
ответственным за архив, согласовываются с управлением делами и
экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового
развития Омской области и утверждаются управляющим делами.";
- пункт 14.5.1 изложить в следующей редакции:
"14.5.1. Заведенные дела постоянного хранения хранятся в
объединенном ведомственном архиве, а по истечении 5 лет передаются на
хранение в Казенное учреждение города Омска "Муниципальный архив
города Омска".
Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в
объединенном ведомственном архиве.";
- пункт 14.5.2 исключить;
- пункт 15.1 изложить в следующей редакции:
"15.1. Передача и дальнейшее использование документов
структурного подразделения при его реорганизации или ликвидации
осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.";
- приложения N N 5, 6 изложить в новой редакции согласно
приложению N 2 к настоящему постановлению;
- приложение N 10 "Тематика кодификатора" исключить;
- приложения N 27 "Форма сводной номенклатуры дел Администрации
города Омска", N 28 "Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Администрации города Омска" изложить в новой редакции согласно
приложению N 3 к настоящему постановлению;
- приложение N 32 "Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению" изложить в новой редакции согласно
приложению N 4 к настоящему постановлению;
- приложение N 36 "Перечень структурных подразделений
Администрации города Омска, разрабатывающих планы мероприятий
Администрации города Омска, посвященных дням воинской славы, памятным
датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам" изложить
в новой редакции согласно приложению N 5 к настоящему постановлению;
- дополнить приложениями N N 38, 39 согласно приложению N 6 к
настоящему постановлению.
Мэр города Омска В.В. Двораковский
Приложение N 1
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"12. Составление номенклатуры дел
12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень наименований дел, используемых в делопроизводстве
Администрации города Омска и структурных подразделений, с указанием
сроков их хранения, оформленных по установленной форме.
12.2. Архивные службы структурных подразделений в целях
качественного комплектования документов архивного фонда контролируют и
оказывают необходимую методическую и практическую помощь службам
документационного обеспечения соответствующих структурных
подразделений в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее
составление возлагается на службы документационного обеспечения
структурных подразделений.
12.3. Номенклатура дел является основой для составления описей
дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а также для
учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения и основным
учетным документом в делопроизводстве структурного подразделения.
12.4. В Администрации города Омска составляются номенклатуры дел
структурных подразделений и номенклатура дел Администрации города
Омска.
Номенклатура дел Администрации города Омска составляется по
установленной форме (приложение N 27) на основании номенклатур дел
структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме
(приложение N 28).
Номенклатуры дел структурных подразделений, наделенных правами
юридического лица, согласовываются с архивной службой соответствующего
структурного подразделения, номенклатуры дел структурных
подразделений, не наделенных правами юридического лица, - с
консультантом управления делами (далее - архивные службы) и
подписываются руководителями структурных подразделений.
Номенклатуры дел структурных подразделений представляются в
управление делами до 1 декабря текущего года.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делами.
12.5. Номенклатура дел Администрации города Омска визируется
консультантом управления делами, подписывается начальником сектора по
работе со служебной документацией общего отдела, и после одобрения
экспертной комиссией управления делами направляется на согласование с
экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового
развития Омской области, после чего утверждается управляющим делами.
После утверждения номенклатуры дел Администрации города Омска
структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов
для использования в работе.
12.6. Номенклатура дел Администрации города Омска на предстоящий
календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с экспертно-проверочной комиссией Министерства
государственно-правового развития Омской области номенклатура дел
Администрации города Омска в конце каждого года уточняется,
утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
12.7. Номенклатура дел Администрации города Омска согласовывается
с экспертно-проверочной комиссией Министерства
государственно-правового развития Омской области не реже одного раза в
пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры
Администрации города Омска разрабатывается новая номенклатура дел
Администрации города Омска.
12.8. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положением о структурном подразделении, штатным расписанием,
номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного
(свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными
и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
12.9. В номенклатуре дел структурного подразделения
предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие
все документируемые участки и вопросы деятельности структурного
подразделения.
В номенклатуру дел структурного подразделения включаются дела
временно действующих органов, документы которых служат правовым
основанием для подтверждения полномочий структурного подразделения или
прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии
структурного подразделения включаются в номенклатуру дел
ликвидируемого структурного подразделения).
12.10. Основой для определения структуры номенклатуры дел
структурного подразделения является структура (штатное расписание)
структурного подразделения. Разделами, подразделами и другими
делениями номенклатуры дел структурного подразделения являются
названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел
кадров и т.п.).
12.11. Графы номенклатуры дел структурного подразделения
заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел структурного подразделения
проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел
соответствующего структурного подразделения. Индекс дела состоит из
установленного в структурном подразделении буквенного и (или)
цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера
заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
УД-02-03, где УД-02 - индекс структурного подразделения, 03 -
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел структурного
подразделения.
В номенклатуре дел структурного подразделения рекомендуется
сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных
подразделений (например:
"Приказы по основной деятельности" (02-03,
03-03, 04-03 и т.д.)).
В графу 2 номенклатуры дел структурного подразделения включаются
заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел структурного подразделения определяется степенью
важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок (например: "разные материалы", "общая переписка" и т.п.),
а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой
последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью их исполнения, в качестве вида дела
используется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть в
деле (например:
"Документы о проведении конференций (планы, списки,
доклады)").
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих
документы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы к
протоколам заседаний коллегии при Мэре города Омска").
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с
однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается
их общее видовое название. Например: "Переписка с администрациями
административных округов города по вопросам работы КТОС".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об
организации семинаров и совещаний по вопросам документирования
управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО АК
"Омскэнерго" по вопросам тарифов на тепловую энергию".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на который составлены планы
(отчеты). Например: "Годовой отчет об исполнении сметы
административно-управленческих расходов".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,
являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел структурного
подразделения следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел структурного подразделения указывается
количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании
календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел структурного подразделения указываются
срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N
558 (далее - Перечень). При отсутствии в Перечне соответствующей
статьи для определения срока хранения срок хранения заведенного дела
согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства
государственно-правового развития Омской области.
В графе 5 номенклатуры дел структурного подразделения в течение
всего срока действия номенклатуры дел структурного подразделения
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению, о передаче дел для продолжения и т.п.
12.12. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
структурного подразделения заполняется итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного
подразделения, в обязательном порядке сообщаются в управление делами,
о чем в номенклатуре дел структурного подразделения проставляется
отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки
его подписи.
Если в течение года возникают новые документированные участки
работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуру дел структурного подразделения. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры дел структурного подразделения оставляются
резервные номера.".
Приложение N 2
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"Приложение N 5
ГЕРБ
ГОРОДА ОМСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________
Оборотная сторона бланка
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ
Первый заместитель Мэра города Омска А.А.Турко
Заместитель Мэра города Омска,
директор департамента правового
обеспечения и муниципальной службы
Администрации города Омска А.В.Подгорбунских
Приложение N 6
ГЕРБ
ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________
Оборотная сторона бланка
РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ
Первый заместитель Мэра города Омска А.А.Турко
Заместитель Мэра города Омска,
директор департамента правового
обеспечения и муниципальной службы
Администрации города Омска А.В.Подгорбунских"
Приложение N 3
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"Приложение N 27
ФОРМА
сводной номенклатуры дел Администрации города Омска
Администрация города Омска УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Заместитель Мэра города Омска,
_______ N __________ управляющий делами
____________________ Администрации города Омска
(место составления) ________________ _______________
на _______________ год (Личная подпись) (Расшифровка
подписи)
Дата
|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название раздела |
|—————————————|————————————————|————————————|————————————————————|————————————|
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество | Срок хранения дела | Примечание |
| | (тома, части) | (томов, | (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей | |
| | | | по Перечню* | |
|—————————————|————————————————|————————————|————————————————————|————————————|
Лицо, ответственное
за делопроизводство
Администрации города Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Лицо, ответственное за архив Личная подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Министерства Протокол постоянно
государственно-правового развития действующей экспертной
Омской области комиссии управления делами
Администрации города Омска
от _______________ N __________ от __________ N __________
Примечание:
* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25
августа 2010 года N 558.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
__________ году в Администрации города
|———————————————————————————|———————————|————————————————————————————————|
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |—————————————|——————————————————|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|———————————————————————————|———————————|—————————————|——————————————————|
| постоянного | | | |
|———————————————————————————|———————————|—————————————|——————————————————|
| временного (свыше 10 лет) | | | |
|———————————————————————————|———————————|—————————————|——————————————————|
| временного (до 10 лет | | | |
| включительно) | | | |
|———————————————————————————|———————————|—————————————|——————————————————|
| Итого: | | | |
|———————————————————————————|———————————|—————————————|——————————————————|
Лицо, ответственное
за архив Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 28
ФОРМА
номенклатуры дел структурного подразделения
Администрации города Омска
Администрация города Омска
Наименование
структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
от _______________ N _____
_____________________
(место составления)
на __________ год
|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Название раздела |
|—————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————|————————————|
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения дела | Примечание |
| | (тома, части) | (томов, частей) | (тома, части) | |
| | | | и N статей | |
| | | | по Перечню* | |
|—————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————|————————————|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|—————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————|————————————|
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Дата Личная подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
составителя номенклатуры Дата Личная подпись Расшифровка подписи
Примечание:
* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25
августа 2010 года N 558."
Приложение N 4
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"Приложение N 32
ФОРМА
акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Администрация города УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель структурного
подразделения Администрации
от _______________ N _____ города Омска
________________ _____________
(Личная подпись) (Расшифровка
подписи)
____________________
(место составления) Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании Перечня типовых управленческих документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от
25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), отобраны к уничтожению
как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы фонда Администрации города Омска
|—————|———————————|——————————|———————————|——————————————|—————————|—————————————|————————————|
| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Коли- | Сроки | Примечание |
| п/п | дела или | дела или | описей | (тома, | чество | хранения | |
| | групповой | крайние | (номен- | части) по | дел | дела (тома, | |
| | заголовок | даты дел | клатуры) | номенклатуре | (томов, | части) и | |
| | дел | | за год(ы) | или N дела | частей) | номера | |
| | | | | по описи | | статей по | |
| | | | | | | Перечню | |
|—————|———————————|——————————|———————————|——————————————|—————————|—————————————|————————————|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|—————|———————————|——————————|———————————|——————————————|—————————|—————————————|————————————|
Итого ____________________ дел за ____________________ годы.
(цифрами и прописью)
Документы уничтожены путем _____________________________________.
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Личная подпись Расшифровка подписи
Лицо, ответственное за архив Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения
Администрации города Омска
от _______________ N __________"
Приложение N 5
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"Приложение N 36
ПЕРЕЧЕНЬ
структурных подразделений Администрации города Омска,
разрабатывающих планы мероприятий Администрации города
Омска, посвященных дням воинской славы, памятным датам
России, праздничным дням, профессиональным праздникам
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| N | Наименование структурного | Наименование дней воинской славы, |
| п/п | подразделения Администрации | памятных дат России, праздничных |
| | города Омска | дней, профессиональных праздников |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 1 | 2 | 3 |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 1 | Департамент общественной | День защитника Отечества |
| | безопасности Администрации | (23 февраля) |
| | города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 2 | Департамент культуры | Международный женский день |
| | Администрации города Омска | (8 марта) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 3 | Управление делами | День единения народов |
| | Администрации города Омска | (2 апреля) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 4 | Управление делами | Праздник Весны и Труда |
| | Администрации города Омска | (1 мая) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 5 | Департамент культуры | День Победы советского народа в |
| | Администрации города Омска | Великой Отечественной войне |
| | | 1941 - 1945 годов (1945 год) |
| | | (9 мая) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 6 | Департамент общественных | Международный день семьи |
| | отношений и социальной политики | (май) |
| | Администрации города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 7 | Департамент культуры | Международный день защиты детей |
| | Администрации города Омска | (1 июня) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 8 | Управление делами | День России |
| | Администрации города Омска | (12 июня) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 9 | Управление делами | День памяти и скорби - день начала |
| | Администрации города Омска | Великой Отечественной войны |
| | | (1941 год) |
| | | (22 июня) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 10 | Департамент по делам молодежи, | День молодежи |
| | физической культуры и спорта | (27 июня) |
| | Администрации города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 11 | Департамент культуры | День города Омска |
| | Администрации города Омска | (август) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 12 | Управление делами | День Государственного флага |
| | Администрации города Омска | Российской Федерации |
| | | (22 августа) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 13 | Департамент культуры | День знаний |
| | Администрации города Омска | (1 сентября) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 14 | Департамент общественных | День пожилых людей |
| | отношений и социальной политики | (1 октября) |
| | Администрации города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 15 | Департамент образования | День учителя |
| | Администрации города Омска | (5 октября) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 16 | Управление делами | День народного единства |
| | Администрации города Омска | (4 ноября) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 17 | Управление делами | День согласия и примирения |
| | Администрации города Омска | (7 ноября) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 18 | Департамент общественных | День матери |
| | отношений и социальной политики | (последнее воскресенье ноября) |
| | Администрации города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 19 | Департамент общественных | Международный день инвалидов |
| | отношений и социальной политики | (3 декабря) |
| | Администрации города Омска | |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 20 | Управление делами | День Конституции Российской |
| | Администрации города Омска | Федерации |
| | | (12 декабря) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| 21 | Департамент культуры | Новый год, Рождество |
| | Администрации города Омска | (декабрь, январь) |
|—————|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|"
Приложение N 6
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п
"Приложение N 38
ГЕРБ
ГОРОДА ОМСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
МЭРА ГОРОДА ОМСКА
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________
Оборотная сторона бланка
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ
Первый заместитель Мэра города Омска А.А.Турко
Заместитель Мэра города Омска,
директор департамента правового
обеспечения и муниципальной службы
Администрации города Омска А.В.Подгорбунских
Приложение N 39
ГЕРБ
ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
МЭРА ГОРОДА ОМСКА
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________
Оборотная сторона бланка
РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ
Первый заместитель Мэра города Омска А.А.Турко
Заместитель Мэра города Омска,
директор департамента правового
обеспечения и муниципальной службы
Администрации города Омска А.В.Подгорбунских"