Приложение к Постановлению от 24.01.2012 г № 21-П Административный регламент
Административный регламент оказания архивным сектором администрации саргатского муниципального района омской области муниципальной услуги «Организация исполнения запросов Российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства»
Раздел I.Общие положения
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства" (далее - муниципальная услуга) устанавливает порядок предоставления архивным сектором (муниципальным архивом) Администрации Саргатского муниципального района Омской области (далее - архивный сектор (муниципальный архив) муниципальной услуги и стандарт ее предоставления, а также порядок взаимодействия архивного сектора (муниципального архива) Администрации с Министерством государственно-правового развития Омской области (далее - МГПР).
2.Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, включает организацию исполнения поступающих в архивный сектор (муниципальный архив) запросов:
- тематических - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;
- социально-правовых - запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (далее - социально-правовые запросы).
3.Получателями муниципальной услуги являются российские и иностранные граждане, лица без гражданства.
Раздел II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
4.Наименование муниципальной услуги
"Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, архивных копий, архивных выписок, направляемых в иностранные государства".
5.Наименование органа, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу
Архивный сектор (муниципальный архив).
6.Результат предоставления муниципальной услуги
1) архивная справка;
2) архивная выписка;
3) архивная копия;
4) ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
5) рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;
6) уведомление о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
7.Срок предоставления муниципальной услуги
Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня их регистрации в архивном секторе (муниципальном архиве).
В исключительных случаях (необходимость проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, хранящихся в архивном секторе (муниципальном архиве), проведение внеплановых ремонтных работ в хранилищах муниципального архива) начальник архивного сектора (муниципального архива) вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом автора запроса.
При поступлении в архивный сектор (муниципальный архив) запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный сектор (муниципальный архив) в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Срок исполнения такого запроса продляется на 30 дней с момента получения дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса.
Письменные запросы, в которых содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного сектора (муниципального архива), направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов, с уведомлением автора запроса о переадресации запроса.
8.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (далее - Конвенция);
Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
Устав Саргатского муниципального района Омской области, принят Решением райсовета от 21.07.2005 N 27;
Положение об архивном секторе Администрации Саргатского муниципального района Омской области, утвержденное Постановлением Главы Администрации Саргатского муниципального района Омской области от 30.06.2006 N 189-п;
Постановление Администрации Саргатского муниципального района Омской области от 06.12.2010 N 962-п об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг и перечня первоочередных муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления Саргатского муниципального района Омской области и муниципальными учреждениями в электронном виде.
9.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос российского и иностранного гражданина, лица без гражданства.
В запросе должны быть указаны:
- фамилия, имя и отчество (при наличии);
- почтовый и/или электронный адрес автора запроса;
- интересующие автора запроса тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись автора запроса;
- дата отправления, номер контактного телефона.
Для исполнения запроса о стаже работы, размере заработной платы в запросах дополнительно указываются название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы (годы), в качестве кого работал (должность), год рождения гражданина, все изменения фамилии в запрашиваемый период.
К письменному запросу о стаже прилагаются, при наличии, копии документов и материалов, подтверждающих стаж работы гражданина, например, трудовая книжка.
10.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является непредставление исчерпывающего перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
11.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Архивный сектор (муниципальный архив) отказывает автору запроса в предоставлении муниципальной услуги в следующих случаях:
- если запрос не содержит фамилии, почтового адреса автора запроса;
- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
- если запрос не поддается прочтению. В данном случае ответ на запрос не дается, о чем сообщается автору запроса, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Автору запроса сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у автора запроса документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
- если в запросе содержится вопрос, на который автору запроса ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архивного сектора (муниципального архива) вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию Саргатского муниципального района или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется автор запроса;
- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить автору запроса, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
12.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Омской области и Саргатского муниципального района
Муниципальная услуга оказывается архивным сектором (муниципальным архивом) бесплатно, если иное не установлено муниципальными правовыми актами в соответствии со статьей 9 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный сектор (муниципальный архив) заверенная апостилем архивная справка выдается обратившемуся на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
Размер государственной пошлины за проставление апостиля установлен пунктом 48 части 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации.
13.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
При подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги срок ожидания в очереди составляет не более 15 минут.
14.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Регистрация запроса осуществляется в день его поступления в архивный сектор (муниципальный архив) в рабочее время. Если запрос поступил позднее чем за 15 минут до окончания рабочего дня, то запрос подлежит регистрации на следующий за ним рабочий день.
15.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Помещения, в которых должностными лицами архивного сектора (муниципального архива) предоставляется муниципальная услуга, оборудуются информационными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, а также мебелью, персональным компьютером с возможностью выхода в Интернет и доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, средствами связи (телефон, электронная почта), канцелярскими принадлежностями.
Указанные помещения располагаются в здании, занимаемом архивным сектором (муниципальным архивом), которое отвечает следующим требованиям:
на территории, непосредственно прилегающей к зданию, имеются бесплатные парковочные места для транспортных средств;
на фасаде здания расположена информационная надпись с названием Администрации, архивного сектора (муниципального архива) Администрации;
на этаже здания, где расположены помещения архивного сектора (муниципального архива), имеется информационный стенд с образцами заполнения заявлений и исчерпывающим перечнем документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
на этаже здания, где расположены помещения архивного сектора (муниципального архива), имеется место ожидания и место для заполнения необходимых документов, оборудованное столом, креслами (стульями), образцами заявлений, канцелярскими принадлежностями.
16.Показатели доступности и качества муниципальных услуг
Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- наличие в сети Интернет на официальном сайте Саргатского муниципального района: www.sargat.omskportal.ru, на портале государственных и муниципальных услуг информации о муниципальной услуге, о местонахождении архивного сектора (муниципального архива), графике его работы;
- наличие в помещении архивного сектора (муниципального архива) информационного материала, отражающего порядок предоставления муниципальной услуги.
Показателями качества муниципальной услуги являются:
- отсутствие случаев ожидания в очереди более 15 минут;
- отсутствие случаев нарушения сроков оказания муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом;
- отсутствие жалоб на нарушение сроков оказания муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом, на некачественное ее оказание, на недоброжелательное отношение должностных лиц архивного сектора (муниципального архива) в процессе оказания муниципальной услуги, на несоблюдение требований к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
- отсутствие повторных обращений в связи с некачественным оказанием муниципальной услуги.
17.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме
Запрос, поступивший в архивный сектор (муниципальный архив) в форме электронного документа, рассматривается в соответствии с настоящим Административным регламентом.
Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.
Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном портале Администрации Саргатского муниципального района www.omskroptal.ru и на портале государственных и муниципальных услуг;
- посредством личного приема должностным лицом архивного сектора (муниципального архива).
При консультировании по телефону и на личном приеме должностные лица архивного сектора (муниципального архива) дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с исполнением и оформлением архивных справок, направляемых в иностранные государства.
Муниципальная услуга оказывается в электронном виде по просьбе автора запроса и при наличии технической возможности архивного сектора (муниципального архива) при подготовке:
- ответа об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомления о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Раздел III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
18.Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрацию запросов, их рассмотрение и передачу на исполнение;
- поиск документов, необходимых для исполнения запроса, принятие решения о подготовке архивной справки;
- направление запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации;
- отказ в исполнении запроса;
- оформление архивной справки;
- принятие решения о необходимости проставления апостиля на архивной справке. Решение о проставлении апостиля принимается на основании списков государств, размещенных на сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru (в разделе "Международные отношения"), сайте Министерства иностранных дел Российской Федерации http://www.kdmid.ru, Министерства юстиции Российской Федерации http://www.minjust.ru (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту). Информация об изменениях в списках государств отслеживается должностными лицами архивного сектора (муниципального архива).
- направление архивной справки в МГПР для проставления апостиля;
- выдача архивных справок с проставленным апостилем на руки автору запроса или уполномоченному им лицу при наличии соответствующего заявления и оплаты государственной пошлины;
- отправка архивной справки автору запроса.
Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
19.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
В случае если автор запроса обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с формами, приведенными в приложениях N 3, 4 к настоящему Административному регламенту, или в произвольной форме. Автор запроса информируется о сроках выдачи ответа. В случае если требуется проставление апостиля, автору запроса разъясняется порядок проставления апостиля. При желании автора запроса получить архивную справку, на которой проставляется апостиль, на руки, должностное лицо архивного сектора (муниципального архива) предупреждает автора запроса, что при получении архивной справки необходимо предъявить квитанцию об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
В случае отказа разъясняются причины отказа.
При поступлении в архивный сектор запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
Начальник архивного сектора (муниципального архива) обеспечивает передачу запросов непосредственным исполнителям в архивном секторе (муниципальном архиве) и оперативное рассмотрение указанных запросов.
20.Должностное лицо архивного сектора (муниципального архива), отвечающее за прием запросов, осуществляет поиск документов, необходимых для исполнения запроса, принимает решение о подготовке архивной справки. При этом определяется:
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе, необходимых для проведения поисковой работы;
- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих информацию конфиденциального характера;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
Архивный сектор (муниципальный архив) письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
21.При отсутствии в архивном секторе (муниципальном архиве) на хранении архивных документов, позволяющих исполнить запрос, архивный сектор (муниципальный архив) своим письмом направляет запрос на исполнение по принадлежности (переадресовывает запрос) в органы и (или) организации, располагающие сведениями, необходимыми для исполнения запроса.
Одновременно с направлением запросов на исполнение по принадлежности архивный сектор (муниципальный архив) письменно уведомляет об этом автора запроса.
Органы и организации по итогам рассмотрения переадресованного запроса готовят архивные справки или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
Архивные справки, требующие проставления апостиля, направляются в МГПР.
По поручению Главы Саргатского муниципального района архивный сектор (муниципальный архив) может запрашивать у органов и организаций, в которые переадресован запрос, копию ответа о результатах рассмотрения запроса.
22.Подготовка ответа автору запроса включает в себя письменное уведомление архивным сектором (муниципальным архивом) автора запроса о результатах его рассмотрения и (или) направлении запроса по принадлежности.
По результатам рассмотрения запроса архивный сектор (муниципальный архив):
- дает ответ по существу поставленного вопроса в соответствии с пунктом 6 настоящего Административного регламента;
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации (по почте или в электронной форме);
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих автора запроса документов.
23.Архивные справки подписываются Главой Саргатского муниципального района и заверяются гербовой печатью Администрации.
24.Начальником архивного сектора (муниципального архива) на основании приложения N 1 к настоящему Административного регламента принимается решение о необходимости проставления апостиля на архивной справке.
25.В случае если на архивной справке подлежит проставлению апостиль, архивная справка направляется в МГПР для проставления апостиля в соответствии с Административным регламентом по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные государства", утвержденным приказом МГПР от 17 мая 2011 года N 17п/1.
26.При наличии соответствующего заявления и оплаты государственной пошлины архивная справка с проставленным апостилем выдается на руки автору запроса или уполномоченному им лицу
27.В случае если на архивной справке апостиль не проставляется, архивная справка отправляется автору запроса по почте либо при личном обращении за выдачей архивной справки выдается на руки автору запроса или уполномоченному им лицу.
Раздел IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
28.Должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, является начальник архивного сектора (муниципального архива).
Начальник архивного сектора (муниципального архива) осуществляет текущий контроль за соблюдением административных процедур, предусмотренных настоящим Административным регламентом.
29.Глава Саргатского муниципального района Омской области или лицо, уполномоченное Главой, осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав авторов запросов, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного сектора (муниципального архива).
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации Саргатского муниципального района Омской области) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению.
30.По результатам осуществления контроля за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги, в случае выявления фактов несоблюдения настоящего Административного регламента, повлекшего нарушение прав граждан, к виновным лицам применяются меры ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Раздел V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА,
МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО
31.Автор запроса может обратиться с письменной жалобой на решения и действия (бездействие) архивного сектора (муниципального архива), а также должностного лица, муниципального служащего архивного сектора (муниципального архива) (далее - решения, действия (бездействие)):
- к Главе Саргатского муниципального района Омской области;
- к управляющему делами Администрации Саргатского муниципального района Омской области (далее - управляющий делами), осуществляющему организационно-методическое руководство архивным отделом;
- к начальнику архивного сектора (муниципального архива), в отношении должностных лиц архивного сектора;
- в судебном порядке.
32.В жалобе должны быть указаны следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество гражданина (наименование организации);
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личная подпись и дата.
В подтверждение своих доводов автор запроса вправе приложить к жалобе необходимые документы и материалы либо их копии.
33.Глава Саргатского муниципального района Омской области, управляющий делами, осуществляющий организационно-методическое руководство архивным сектором (муниципальным архивом), начальник архивного сектора (муниципального архива):
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием лица, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
34.Ответ на жалобу подписывается Главой Саргатского муниципального района Омской области, управляющим делами, начальником архивного сектора (муниципального архива), которым поступила жалоба.
35.Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
36.Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.
Срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 дней при проведении служебного расследования. О продлении срока рассмотрения жалобы лицо уведомляется письменно с указанием причины продления срока рассмотрения жалобы.
37.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, ответа на жалобу не дается, лицу, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается лицу, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, которому адресована жалоба, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу. О соответствующем решении уведомляется лицо, направившее жалобу.
Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
_______________